Choisir le bon syndic de copropriété est essentiel dans un immeuble puisque c’est lui qui administre les parties communes de celui-ci. Cotoit vous donne quelques conseils pour bien le choisir.
Choisir un bon syndic de copropriété : une mission importante
Pour rappel, le choix d’un bon syndic de copropriété est une mission très importante. Il représente le syndicat des copropriétaires, c’est-à-dire l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble. Sa mission principale est d’assurer la bonne gestion des parties communes de l’immeuble. Par sa mission, il doit notamment :
- Convoquer une assemblée générale des copropriétaires au moins une fois par an pour voter le budget de l’année à venir et fermer les comptes
- S’assurer du bon respect des exigences du règlement de copropriété
- Tenir les comptes et les finances de la copropriété
Par conséquent, il est important de choisir un syndic approprié. Si vous n’êtes pas satisfait du syndic actuel, sachez que vous pouvez facilement changer de syndic.
Conseil 1 : choisir le bon modèle de syndic
Afin de choisir le bon syndic de copropriété, il est important de se demander quel modèle de syndic doit être utilisé.
En fait, vous ne le savez peut-être pas, mais les syndics de copropriété peuvent prendre trois formes différentes :
- Syndic professionnel : c’est le modèle le plus courant, lorsqu’une société tierce est amenée à gérer la copropriété (Cotoit par exemple). Attention : Pour exercer légalement la profession de syndic, l’entreprise doit disposer d’un certificat professionnel et d’une garantie financière.
- Syndic volontaire : cela signifie qu’un seul copropriétaire est choisi comme syndic de copropriété. Bien que cette alternative soit évidemment économique, ce poste demande une grosse charge de travail pour le copropriétaire élu.
- Syndic coopératif : c’est le choix le plus éthique qui semble être. Ici, un groupe de copropriétaires, généralement le conseil syndical, gère la copropriété. Le président du conseil syndical exerce les qualités de syndic de copropriété.
Le syndic bénévole : la solution économique
En France, 15% des copropriétés ont fait le choix de l’autogestion leur immeuble. C’est alors un syndic bénévole qui a la responsabilité d’assurer les tâches courantes comme serait tenu de le faire un syndic professionnel (gestion des contrats, paiement des prestataires, gestion comptable, suivi des travaux, souscription des assurances, etc.).
C’est une solution avant tout économique, qui est souvent choisie par les petites copropriétés. C’est un copropriétaire élu qui incarne bénévolement le rôle de syndic. Toutefois il peut être défrayé et percevoir une rémunération (bien moindre qu’un syndic professionnel et non obligatoire).
Parmi les avantages de cette solution, on peut citer la réactivité du syndic bénévole, qui est souvent supérieure à celle d’un syndic professionnel pour résoudre les problèmes. Le syndic bénévole sera d’autant plus impliqué dans le suivi de travaux ou la gestion du budget, qu’il est lui-même copropriétaire de l’immeuble concerné.
Cependant, le syndic bénévole n’est pas forcément la solution miracle ! Il se doit d’être très disponible, de bien connaître les règles qui régissent la copropriété et d’être multitâches. Il arrive fréquemment qu’il se retrouve dépassé par la charge de travail ou l’ampleur des responsabilités en cas de problèmes.
Enfin, dans le cadre d’un syndic en autogestion, l’absence du rôle de médiateur, incarné par un tiers comme un syndic professionnel, peut-être à l’origine de conflits entre les copropriétaires et peut et des prises de décisions qui peuvent être négatives pour la copro.
La plateforme d’aide à la gestion de copropriété : le syndicat coopératif assisté
Si votre copropriété a fait le choix d’un syndic bénévole, vous pouvez faire appel à un éditeur de logiciel (aussi appelé “plateforme en ligne”), spécialisé dans les solutions de gestion de copropriété. Cette solution consiste en un abonnement à un service d’aide en ligne.
C’est le syndicat des copropriétaires qui assure la gestion de la copropriété, assisté dans sa tâche par un logiciel et éventuellement des conseillers téléphoniques pour la partie comptable et juridique.
Cette solution abordable (tarifs attractifs) basée sur le modèle dit de “syndicat coopératif” (puisqu’elle suppose que plusieurs membres de la copropriété se partagent les tâches) séduit de plus en plus de copropriétés qui souhaitent assurer une gestion autonome de leur immeuble mais en bénéficiant d’outils qui vont faire gagner du temps aux membres impliqués dans cette gestion.
En revanche, cette solution présente un inconvénient majeur : son statut. Les utilisateurs n’en ont pas toujours conscience mais l’éditeur de logiciel, même s’il semble s’apparenter à un syndic professionnel, n’en est pas un. Il n’assume donc pas la responsabilité juridique de la gestion de la copropriété, à la différence d’un syndic professionnel. Ce qui veut dire que la responsabilité continue de peser entièrement sur le syndicat des copropriétaires, même s’il utilise le logiciel et les conseillers pour l’assister dans ses tâches. En cas de problème, la responsabilité de la plateforme en ligne n’est pas engagée.
C’est là où la promesse de ces acteurs reste floue et n’est donc pas toujours bien comprises par leurs copropriétaires utilisateurs, au risque de générer de mauvaises surprises… Attention donc à bien garder en tête les limites de cette solution, notamment en comparaison avec un syndic professionnel.
Le syndic professionnel en ligne : un compromis intéressant
Pour les syndics de petite taille ou de taille moyenne, le syndic en ligne apparaît de plus en plus souvent comme une solution idéale, à condition que les copropriétaires soient à l’aise avec les outils web.
À la fois très abordable en termes de prix (en moyenne 2 fois moins cher qu’un syndic traditionnel à périmètre de responsabilité égal) et facile d’utilisation, le syndic en ligne propose une gestion administrative, comptable et juridique dématérialisée.
Un des atouts principaux du syndic en ligne, c’est la transparence. Tous les documents qui concernent la copropriété sont disponibles et consultables par tous les copropriétaires à tout moment via une application web ou mobile.
Cependant la limite d’un syndic en ligne peut rapidement être atteinte dans les cas où les copropriétaires souhaitent la présence physique du gestionnaire, comme par exemple pour la tenue de l’assemblée générale, qui peut néanmoins être tenue à distance grâce aux outils digitaux. Le modèle du syndic en ligne n’a pas vocation à fonctionner avec des interventions physiques comme un syndic traditionnel, c’est d’ailleurs un des éléments qui expliquent la différence de prix entre les deux types de solutions.
De nombreux acteurs web sont apparus sur le marché de la gestion de copropriété ces dernières années, avec la ferme intention de moderniser le métier et de casser les prix. Mais chaque proposition de syndic en ligne a ses propres spécificités, en fonction de ses cibles et de ses tarifs :
Certains syndics proposent une gestion 100% digitalisée, d’autres proposent un contrat avec des services à la carte (notamment des interventions physiques du gestionnaire dans certains cas précis).
Mais dans tous les cas, il faut garder à l’esprit qu’une gestion par un syndic en ligne suppose une coopération plus ou moins étroite avec un copropriétaire référent auquel le syndic va pouvoir déléguer les tâches nécessitant normalement une intervention physique.
Il existe donc de nombreux profils de syndic différents, tout comme il existe des profils de copropriété variés. Avant de vous orienter vers un choix, prenez le temps de bien identifier les besoins de l’immeuble et les attentes des copropriétaires pour être sûr d’identifier les offres de service les plus pertinentes, qui vous donneront satisfaction !
Et si jamais vous deviez vous tromper, sachez que l’élection d’un syndic professionnel n’est jamais définitive, votre copropriété pourra le remettre en concurrence tous les 3 ans, voire tous les ans pour les contrats les plus courts.
Conseil 2 : faire attention aux frais annexes !
Si votre choix se tourne vers un syndic professionnel, vous devez attentivement examiner les honoraires du syndic qui vous sont fournis.
Attention, ce n’est pas tout ! Les syndics professionnels facturent des frais annexes pour tous les types de services supplémentaires.
Voici quelques exemples :
- L’assemblée générale se tient après 18 heures
- Une assemblée générale extraordinaire a lieu
- Vous avez des dettes impayées, le syndic vous délivrera des factures pour la gestion de ces dettes impayées, etc.
Par conséquent, il est important d’évaluer le coût de ces frais supplémentaires pour comprendre l’impact que le nouveau syndic peut avoir sur les coûts de votre immeuble.
Conseil 3 : choisir un bon syndic proche de chez vous
Choisir un bon syndic de copropriété proche de chez vous entraîne une meilleure communication et une réactivité en cas de problème dans la copropriété.
Ainsi, Cotoit vous recommande de miser sur un syndic local si vous choisissez un syndic professionnel.
Ou alors, le modèle du syndic coopératif s’avère aussi être une alternative. C’est vrai, quoi de plus proche que des copropriétaires vivant dans le même immeuble que vous ?
Conseil 4 : vérifier les clauses et la conformité du contrat de syndic lors de votre choix
Si vous décidez de choisir un syndic professionnel, celui-ci vous remettra une proposition de contrat. Tout d’abord, vous devez vérifier si le contrat de syndic est conforme à la loi. L’arrêté du 2 juillet 2020 a modifié le contrat type. Cette modification s’applique à tous les contrats signés après le 4 juillet 2020.
Ensuite, pensez à regarder les termes du contrat de syndic, notamment pour vérifier quels services sont inclus dans les honoraires. Vous pouvez également poser des questions sur les frais annexes pour comprendre le budget alloué au syndic de copropriété.
Conseil 5 : comparer les syndics de copropriété afin de faire le bon choix
Si vous changez de syndic de copropriété, vous devez laisser votre syndic actuel être en concurrence avec vos autres candidats potentiels. Ce n’est pas seulement une exigence obligatoire par la loi, mais cela doit aussi vous permettre de faire le bon choix et de comprendre quels conseils répondent le mieux aux besoins de votre immeuble.
Bon à savoir
Lors de la mise en concurrence, vous devez apporter au moins deux propositions de devis différentes de celle de votre syndic actuel.
Changez de syndic, passez à Cotoit !
Vous êtes copropriétaire ou membre du conseil syndical et vous souhaitez mettre en concurrence votre syndic de copropriété ?
Pour passer chez Cotoit, il vous suffit d’envoyer à votre gestionnaire, par lettre recommandée avec accusé de réception, le projet de changement de mandat de syndic (avec devis à l’appui), au minimum deux mois avant la date de votre prochaine Assemblée Générale. Celui-ci inscrira la mise en concurrence à l’ordre du jour. Cette mise en concurrence est obligatoire annuellement.
Il n’est pas nécessaire d’être membre du conseil syndical pour proposer cette résolution.
Cependant, il est recommandé d’en discuter au préalable avec les autres copropriétaires afin d’éviter les désaccords lors de l’assemblée générale.
Une fois notre syndic Cotoit élu, nos coachs vous accompagnent et s’occupent de tout ce qui concerne la transmission des documents.
Vous êtes maintenant en mesure de choisir le bon syndic de copropriété pour votre immeuble !
