L’assemblée générale est le temps fort de la vie d’une copropriété. Lors de cette réunion, de nombreuses décisions sont votées. Chaque décision prise va déterminer l’évolution future de la copropriété. Il est donc indispensable que chaque copropriétaire connaisse les règles de fonctionnement de l’assemblée générale pour prendre les bonnes décisions le jour J.
Qu’est-ce que l’assemblée générale de copropriété ?
Une fois par an au minimum a eu lieu l’assemblée générale de copropriété. Cette réunion incontournable permet à l’ensemble du syndicat des copropriétaires de se réunir afin de prendre des décisions concernant l’immeuble, de voter le budget annuel de fonctionnement et de déterminer des actions à entreprendre.
Ces résolutions portent sur le fonctionnement et l’entretien de la copropriété. Il peut s’agir d’opérations de gestion courante, de décisions de travaux dans les parties communes ou encore d’engager des procédures judiciaires.
Les grandes étapes de l’assemblée générale de copropriété sont :
- l’élaboration de l’ordre du jour,
- la convocation à l’assemblée générale envoyée au moins 21 jours avant la date,
- le jour J : vote des décisions avec la présence du bureau de l’assemblée générale,
- l’établissement du procès-verbal : compte-rendu des décisions,
- et la mise en place des actions votées ou contestations.
Envie d’en savoir plus sur l’organisation d’une assemblée générale ? Découvrez-en davantage dans notre article dédié.
Toutes les décisions ne sont pas soumises aux mêmes règles de vote. En fonction de l’importance des sujets soumis à l’ordre du jour, la loi du 10 juillet 1965 (articles 24, 25 et 26) opère une graduation dans les majorités. Chaque copropriétaire dispose d’un pouvoir de vote proportionnel à sa quote-part (exprimée en tantièmes). Découvrons comment ça marche.
Comment les copropriétaires sont-ils informés d’une assemblée générale ?
Le syndic convoque chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale. Cette convocation mentionne l’ordre du jour de la réunion c’est-à-dire la liste des projets de résolutions qui seront votées.
La convocation à l’assemblée générale est envoyée à chaque copropriétaire par le syndic en lettre recommandée avec accusé de réception.
Le syndic doit aussi afficher la date de la prochaine assemblée générale.
Une assemblée générale se tient au moins une fois par an. Elle doit intervenir au moins 6 mois après la clôture de l’exercice comptable.
La présence à l’assemblée générale n’est pas obligatoire pour les copropriétaires. Elle est bien sûr très fortement recommandée puisque les décisions qui y sont prises sont d’une importance capitale.
Comment se déroule une assemblée générale de copropriété ?
Chaque copropriétaire ou mandataire arrivant à l’assemblée générale commence par signer la feuille de présence tenue par le syndic de copropriété.
S’il a reçu des pouvoirs d’autres copropriétaires, il signe la feuille de présence en leur nom.
Au début de la réunion, les copropriétaires désignent le président de séance ainsi qu’un ou plusieurs scrutateurs de séance et un secrétaire de séance.
Le président de séance contrôle la feuille de présence, supervise les débats et s’assure de la régularité des votes durant l’assemblée générale.
Les scrutateurs comptabilisent le nombre de votes et leur équivalence en tantièmes lors des votes.
Le secrétaire de séance, généralement le syndic, rédige le procès-verbal de l’assemblée (PV).
Les questions à l’ordre du jour sont soumises aux copropriétaires qui les votent selon les règles de majorité adéquates.
Les copropriétaires ou mandataires qui suivent l’assemblée en distanciel (par exemple en visio-conférence) et ceux qui ont voté par correspondance sont mentionnés comme présents mais n’ont pas à signer la feuille de présence ni avant ni après la tenue de la réunion.
Un copropriétaire qui arrive en retard ou part en avance est considéré comme défaillant pour des résolutions votées en son absence.
Le déroulement du vote en assemblée générale de copropriété
Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix proportionnel à ses parts de la copropriété. Il s’agit des tantièmes définis dans l’Etat Descriptif de Division, un document rédigé par un notaire lors de la création de la copro.
Après un débat, chaque résolution est soumise au vote. Pour être adoptée, elle doit obtenir une majorité qui peut être simple, absolue, double ou à l’unanimité selon les cas.
Les votes se font une résolution après l’autre. C’est le président de l’assemblée nommé en début d’assemblée générale – et non le président du conseil syndical – qui contrôle le bon déroulement des suffrages.
Les copropriétaires peuvent aussi être consultés sur des questions ne figurant pas à l’ordre du jour. L’assemblée générale ne peut alors qu’en discuter sans prendre de décisions.
Modalités du vote
Le vote en assemblée générale ne peut pas être secret ou anonyme. Le nom de chaque copropriétaire ayant voté contre devra être mentionné dans le procès-verbal.
Le mode de scrutin généralement utilisé est le vote oral. Chaque copropriétaire est appelé l’un après l’autre afin qu’il exprime son vote. A chaque votant lui est rattaché son nombre de voix.
Il existe des modes de scrutins différents :
– par bulletins nominatifs dépouillés après chaque résolution
– à main levée, une solution toutefois peu pratique pour les grandes copropriétés
Le vote par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale est autorisé par la loi. Les formulaires de vote par correspondance qui n’indiquent pas explicitement le vote ou qui expriment une abstention sont considérés comme des votes contre la résolution.
Le formulaire de vote par correspondance à joindre par l’organisateur de l’assemblée générale des copropriétaires à la convocation est un modèle officiel défini par un arrêté.
Le procès-verbal de l’assemblée générale de copropriété
Le procès-verbal de l’assemblée générale porte inscription détaillée des résultats des votes en vue de leur exécution.
Il s’agit d’un registre tenu lors de la réunion par le président, les scrutateurs et le secrétaire.
Pour chaque résolution à l’ordre du jour, il mentionne :
- le résultat du vote
- le nom des copropriétaires qui s’y sont opposés
- le nom des copropriétaires qui se sont abstenus
- leurs nombres de voix
- les réserves éventuelles
- les signatures du bureau : président, scrutateurs et secrétaire.
Le syndic doit mettre à disposition des copropriétaires (dans un espace sécurisé sur internet), les procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales et les éventuels devis des travaux approuvés lors des assemblées générales.
Exemples de décisions à voter
Chaque assemblée générale ordinaire soumet au vote plusieurs résolutions.
Les résolutions obligatoires :
- Examen du rapport du conseil syndical
- Election ou renouvellement de ses membres
- Approbation des comptes du syndic
- Vote du budget prévisionnel
- Quitus au syndic
- Election ou renouvellement des membres du syndic
- Examen des provisions à constituer pour travaux
Les résolutions supplémentaires :
Elles sont proposées par le syndic ou par les copropriétaires qui ont adressé leur demande écrite avant l’établissement de la convocation à l’assemblée générale.
- Modification du règlement de copropriété
- Changement de destination d’un ou plusieurs lots
- Travaux à engager dans les parties communes : ascenseurs, espaces verts…
- Travaux liés au développement durable : pose de panneaux solaires, composteur…
- Autorisation donnée au syndic d’agir en justice
Les règles de majorité
Des règles de majorité différentes sont appliquées selon la nature de la résolution à voter.
Il n’y a pas de quorum c’est-à-dire de nombre minimal de participants exigé pour tenir une assemblée générale.
La majorité simple : article 24 de la loi de 1965
Pour qu’une résolution soit adoptée en majorité simple, les votes « pour » doivent être strictement supérieurs aux votes « contre ». Les voix des copropriétaires absents ne sont pas prises en compte. La majorité simple est la majorité des voix (tantièmes) exprimées des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée générale.
Les décisions impactées par cette majorité concernent la gestion courante de l’immeuble :
- travaux d’entretien de l’immeuble et des parties communes (réparation escaliers, équipements vétustes à remplacer) ;
- l’élection du président de séance de l’assemblée générale
- l’adoption du budget prévisionnel
- l’approbation annuelle des comptes
- le vote du quitus
- les modifications du règlement de copropriété
- travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble, à la préservation de la santé et de la sécurité physique des occupants ainsi que travaux portant sur la stabilité de l’immeuble, le clos, le couvert ou les réseaux ;
- travaux obligatoires de mise en conformité avec les normes de salubrité, de sécurité et d’équipements réglementaires ;
- travaux d’économie d’énergie (isolation thermique, système de chauffage, etc.) ;
- équipement de places de stationnement couvertes ou à accès sécurisé avec des bornes de recharge pour véhicules électriques.
- le remplacement d’un ascenseur
- les travaux d’accessibilité aux personnes à mobilité réduite n’affectant pas la structure de l’immeuble
- la décision de réaliser un diagnostic technique global
- la suppression d‘un vide-ordures
La majorité absolue : article 25 de la loi de 1965
La majorité absolue en assemblée générale implique que tous les votes des copropriétaires présents, représentés mais aussi ceux qui sont absents sont pris en compte. Les abstentions peuvent donc influencer le vote.
Pour qu’une décision à l’article 25 soit adoptée, il faut obtenir un vote représentant plus de la moitié des millièmes de la copropriété. Le vote ne porte pas sur le nombre de voix des présents ou représentées mais sur l’ensemble des voix de toute la copropriété (absents compris).
Par exemple : sur une copropriété de 1 000 millièmes, il faut que les copropriétaires votant en faveur de la décision représentent au minimum 501/1000e pour que la décision soit adoptée.
Si la décision n’est pas adoptée mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, l’assemblée peut voter immédiatement à la majorité simple.
Sont concernés notamment :
- la désignation ou révocation d’un syndic de copropriété
- la désignation ou la révocation des membres du conseil syndical
- les travaux d’économie d’énergie
- un ravalement de façade
- l’autorisation de travaux affectant les parties communes
- la pose d’un interphone ou d’un digicode
- les travaux d’amélioration de l’existant : installation d’un ascenseur, d’une rampe d’escalier…
