Dans une copropriété, l’ensemble des copropriétaires se réunit au moins une fois par an en assemblée générale pour prendre des décisions la concernant. À l’issue d’une assemblée générale de copropriété, un procès-verbal doit être impérativement établi. Ce procès-verbal d’assemblée générale rend compte de l’ensemble des décisions prises durant la séance. La feuille de présence ainsi que les noms des copropriétaires s’étant opposés ou abstenus à certaines décisions, lui sont greffés.
Le procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires
Qu’est-ce que le procès-verbal d’assemblée générale ?
Chaque année, lors de l’assemblée générale des copropriétaires, un certain nombre de décisions sont votées par les copropriétaires (les comptes, les statuts, le capital, etc…). Le procès-verbal est un compte-rendu de l’ensemble des décisions votées par les copropriétaires à cette occasion. Ce document fait part des décisions prises lors de l’assemblée générale en y mentionnant les noms et réserves des copropriétaires s’étant abstenus ou opposés à une décision. Il doit être signé par le bureau : le président de l’assemblée, le secrétaire et le/les scrutateurs éventuels. La feuille de présence y est annexée. Les procès-verbaux sont, par la suite, inscrits au sein d’un registre créé par le syndic.
Qu’il soit bénévole ou professionnel, c’est le syndic de copropriété qui a la charge de la rédaction du procès-verbal, de sa validation et de sa notification auprès des copropriétaires.
À quoi sert le procès-verbal ?
Le procès-verbal a pour objectif de garder une trace écrite des votes effectués et des décisions prises lors de l’assemblée générale.
Une fois rédigé, il est inscrit par le syndic dans un registre contenant tous les procès-verbaux précédents, qui pourra être tenu sous forme physique ou dématérialisée. La tenue de ce registre permet de faciliter la transition en cas de changement de syndic.
Une fois le procès-verbal établi, le syndic doit communiquer le procès-verbal à l’ensemble des copropriétaires dans les deux mois qui suivent la date de l’assemblée générale, les absents et opposants doivent le recevoir en lettre recommandée ou LRE (lettre recommandée électronique). La notification d’envoi du procès-verbal d’assemblée générale marque le début du délai légal de 2 mois pour contester une décision d’assemblée générale devant le tribunal de grande instance (TGI).
Tous les occupants (même locataires) doivent être informés des décisions prises lors de l’assemblée générale concernant l’entretien de l’immeuble et ses travaux, la présence du personnel ou de prestataires. Ces informations doivent être affichées dans les parties communes avec un procès-verbal simplifié de l’assemblée.
Tout copropriétaire peut faire la demande d’une copie ou d’un extrait d’un procès-verbal d’assemblée générale à tout moment. Cependant, les syndics de copro professionnels peuvent prévoir dans leur contrat des frais pour la communication de ces documents.
À l’issue de l’assemblée générale, le syndic doit notifier à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants les décisions de l’assemblée générale dans un délai maximum d’un mois. Le procès-verbal est accompagné de la reproduction de l’alinéa 2 de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965. Cette notification doit être faite par lettre recommandée avec avis de réception ou électroniquement, sous réserve de l’accord écrit du copropriétaire.
Le procès-verbal d’assemblée générale est un document fondamental pour la bonne gestion des copropriétés, agissant comme un compte rendu officiel des décisions prises lors des assemblées générales. Dans le cadre d’une copropriété, la société gérant l’immeuble a pour responsabilité de veiller à ce que chaque détenteur de parts soit informé des résolutions adoptées, notamment celles concernant les finances.
Les résolutions peuvent inclure des décisions sur le budget prévisionnel, les travaux à réaliser ou les acomptes à verser pour les charges communes. Il est donc crucial que le procès-verbal soit rédigé avec soin, afin de refléter fidèlement les discussions et les engagements pris par les copropriétaires. Ce document assure la transparence et permet à chaque détenteur de comprendre l’impact des décisions sur la gestion financière de la copropriété. En cas de désaccord, le procès-verbal constitue également une référence essentielle pour trancher les litiges qui ont eu lien à l’assemblée générale.
En général, le syndic adresse également le procès-verbal d’assemblée générale par lettre simple à tous les autres copropriétaires.
Les décisions de l’assemblée générale portant sur les conditions d’occupation de l’immeuble (comme des travaux, les comptes, les statuts, le capital) devront être affichées dans les parties communes de celui-ci, de manière à en informer tous les occupants, en particulier les locataires.
Comment rédiger un procès-verbal d’assemblée générale ?
Le syndic de copropriété rédige le procès-verbal
En règle générale, c’est le syndic de copropriété, qu’il soit professionnel ou bénévole, qui assume les fonctions de secrétaire de séance, sauf si l’assemblée générale en décide autrement. C’est alors à lui qu’incombe la rédaction du procès-verbal.
Strictement encadré par loi, le procès-verbal doit être rédigé dans le respect du droit immobilier.
Que contient le procès-verbal ?
Le procès-verbal est un compte-rendu de l’assemblée générale. Il ne reprend pas le détail de toutes les discussions qui y ont lieu, mais uniquement le résultat de chaque vote établi.
Il doit contenir la date de la convocation à l’assemblée générale, la date et le lieu de la réunion, son heure d’ouverture et de clôture, l’ensemble des questions figurant à l’ordre du jour ainsi que :
- Les résultats des différents votes ayant eu lieu, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale ;
- Le prénom, nom et le nombre de voix des copropriétaires qui se sont opposés à une décision, se sont abstenus ou sont assimilés à un copropriétaire défaillant
- Les éventuelles réserves formulées par les copropriétaires opposants ;
- Les éventuels incidents techniques ayant pu empêcher un copropriétaire de faire connaître son vote en cas de participation à l’assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique ;
- Les indications du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical, un membre du conseil syndical ou le président de séance.
Le procès-verbal d’assemblée générale est ensuite authentifié par la signature du président de séance, du secrétaire et du ou des scrutateurs de l’assemblée (le cas échéant), dès la fin de la séance ou dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée générale.
La feuille de présence de l’assemblée générale doit être annexée au procès-verbal. Ce document répertorie le nom et le domicile de chaque copropriétaire, le nombre de voix dont il dispose et la signature des copropriétaires présents à l’assemblée générale.
Contestation du procès-verbal d’assemblée générale
Seul un copropriétaire défaillant (ni présent ni représenté lors de l’assemblée générale) ou opposant peut contester une décision prise en assemblée générale.
Les causes peuvent être nombreuses et porter à la fois sur la forme et le fond de l’assemblée générale. Pour cela, il suffit de démontrer que les règles d’organisation et/ou de fonctionnement n’ont pas été respectées. Par exemple, une décision peut être annulée si elle n’a pas été votée à la bonne majorité ou si elle n’avait pas été inscrite à l’ordre du jour.
Pour contester une décision, le propriétaire doit saisir le tribunal dans un délai de deux mois à partir de la notification du procès-verbal de l’assemblée générale. C’est la raison pour laquelle la notification du procès-verbal d’assemblée générale par le syndic dans le délai imparti est importante ! Le recours doit alors être dirigé contre le syndicat des copropriétaires. Si le copropriétaire a raison, alors la décision est annulée et celui-ci peut obtenir, le cas échéant, des dommages et intérêts. Dans le cas contraire, il peut lui-même être condamné à des dommages et intérêts pour saisie abusive du tribunal.
Important : si le délai légal des convocations de l’assemblée générale (21 jours) n’a pas été respecté ou si un copropriétaire a été oublié, un copropriétaire peut également demander la nullité ou l’annulation d’une assemblée générale.
Vous connaissez désormais toutes les règles à appliquer pour la rédaction du procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires !
