L’immatriculation d’une copropriété est une démarche obligatoire qui doit être réalisée par le syndic dans des délais qui varient selon la taille de la copropriété. Le but du registre national ainsi constitué est de faciliter la connaissance de l’état des copropriétés. L’absence d’immatriculation entraine des sanctions. Aussi, il est important de l’effectuer avec attention. Vous découvrirez dans ce guide toutes les démarches à réaliser.
L’immatriculation d’une copropriété : ce qu’il faut retenir
- Elle est obligatoire quel que soit le type de copropriété
- Elle permet aux pouvoir publics d’avoir une vision précise de l’état du bâti en France
- Le syndic doit effectuer l’immatriculation et les mises à jour annuelles
- Cette prestation peut donner lieu à une facturation
- Le registre des copropriétés est accessible gratuitement en ligne sur le site de l’Anah
- En cas de défaut d’immatriculation, une astreinte est exigible
- Le syndic bénévole doit également procéder à l’actualisation des données
- Lors de la création d’une nouvelle copropriété, c’est le notaire qui effectue l’immatriculation
À quoi sert l’immatriculation d’une copropriété ?
L’objectif principal de la loi ALUR qui a institué l’immatriculation des copropriétés est de suivre l’état du parc immobilier. Le législateur veut ainsi obtenir une meilleure visibilité sur la situation financière des copropriétés pour prévenir le risque de délabrement notamment.
Les informations indiquées dans le registre national des copropriétés doivent être mises à jour régulièrement. Le législateur obtient donc un aperçu de l’état réel du parc immobilier avec des statistiques fiables et récentes.
C’est l’Agence Nationale de l’Habitat (Anah) qui gère ce registre et l’annuaire des copropriétés.
Qui doit immatriculer la copropriété ?
L’immatriculation de la copropriété est faite par :
- le syndic en exercice, l’ancien syndic à l’occasion du changement de représentant légal du syndicat, le syndic provisoire lors de la constitution de la copropriété,
- l’administrateur provisoire désigné par le tribunal de grande instance (TGI) lorsque le syndicat est dépourvu de syndic,
- le mandataire ad hoc de copropriété lorsque cette dernière est en difficulté,
- le notaire en cas de mise en copropriété d’un immeuble ou lors de la vente d’un lot.
Chaque année, le syndic ou l’administrateur provisoire doit actualiser les informations détenues dans le registre. La mise à jour des données financières doit être faite dans les 2 mois suivant la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’exercice clos ont été approuvés. Si d’autres informations changent, elles doivent également être actualisées dans les 2 mois suivant la tenue de l’assemblée.
Les dates limites d’immatriculation :
- Pour les copropriétés de plus de 200 lots : 31 décembre 2016
- Pour les copropriétés de 50 à 200 lots : 31 décembre 2017
- Pour les copropriétés jusqu’à 50 lots : 31 décembre 2018
Au 1er janvier 2019, les copropriétés non enregistrées ne pourront plus bénéficier de subventions publiques pour travaux ou obtenir d’acte notarié.
Si le syndic n’immatricule pas la copropriété dans un délai d’un mois suivant la mise en demeure, l’Anah peut lui appliquer une astreinte de 20 € par lot de copropriété et par semaine de retard.
Les copropriétés sont immatriculées directement par le notaire qui a établi et publié le règlement de copropriété.
La copropriété peut aussi être immatriculée par le mandataire ad hoc ou un administrateur provisoire nommé par le tribunal lorsqu’elle est sous le coup d’une procédure judiciaire en raison de difficultés financières ou en cas de carence du syndic.
Quelles sont les copropriétés concernées ?
Toutes les copropriétés sont concernées. Quel que soit le nombre de lots, leur nature (parking…), qu’elle soit horizontale ou pour un immeuble collectif et pour tous les modes de gestion (syndic professionnel, syndic non professionnel, syndic coopératif).
Une copropriété gérée par un ou plusieurs copropriétaires en tant que syndic bénévole est aussi concernée.
À noter
Depuis le 1er janvier 2019, toutes les copropriétés de France, doivent être immatriculées.
Comment savoir si une copropriété est bien immatriculée ?
Il existe un site internet officiel et un annuaire en ligne qui recense toutes les copropriétés immatriculées. Il suffit d’aller sur ce site puis de cliquer sur « Consulter l’annuaire du registre » et d’indiquer l’adresse précise de votre copropriété. Vous verrez alors tous les immeubles immatriculés.
Il est alors possible de consulter une version simplifiée de la fiche synthétique de la copropriété qui doit obligatoirement être établie chaque année par le syndic.
Les copropriétaires ont accès à certaines informations générales du registre : nombre de lots, nom du syndic etc… Le registre donne aussi accès à la liste des procédures administratives en cours. Ces informations peuvent intéresser des acquéreurs potentiels.
Les collectivités territoriales peuvent aussi avoir accès à certaines informations afin d’établir des statistiques et piloter leur politique du logement.
Que risque-t-on en cas d’absence d’immatriculation ?
En cas d’absence d’immatriculation de la copropriété, l’Anah ou une personne y trouvant son intérêt comme par exemple un copropriétaire, peut adresser au syndic une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ou par acte d’huissier.
Le syndic dispose alors d’un délai d’un mois suivant la mise en demeure pour se mettre en règle. L’Anah peut appliquer une astreinte de 20 € par lot de copropriété et par semaine de retard.
Important
L’absence d’immatriculation ou d’actualisation des données déclarées prive le syndic de copropriétaires de bénéficier de certaines subventions de l’Anah. C’est un piège qui peut donc coûter cher en cas d’oubli.
Combien coûte l’immatriculation d’une copropriété ?
La démarche d’immatriculation auprès de l’Anah via leur site internet est gratuite.
Toutefois, le surcroît de travail relatif à cette action, estimé à 30 minutes, peut être facturé par le syndic au syndicat des copropriétaires.
Le prix appliqué par votre syndic devrait donc rester raisonnable au vu de la rapidité de la procédure. Les tarifs habituellement pratiqués se situent entre 300 et 600€. Cela doit être négocié au moment de la signature d’un contrat.
Le saviez-vous ?
Chez Cotoit, nous réalisons votre première immatriculation pour 250€ TTC. La mise à jour annuelle est, quant à elle, incluse dans notre forfait annuel de gestion.
Quand faire les démarches d’immatriculation ?
Le représentant légal de la copropriété doit actualiser chaque année les informations financières du registre au maximum deux mois après la tenue de l’assemblée générale qui entérine les comptes de l’année précédente.
Lors de cette mise à jour annuelle, il est judicieux d’actualiser l’étiquette énergétique de la copropriété suite à un audit énergétique.
Certains cas particuliers nécessitent également une mise à jour ponctuelle du registre national des copropriétés. Par exemple, lors de la division d’un immeuble avec création d’un nouveau syndicat.
Comment procéder lorsqu’on est syndic bénévole ?
Si vous êtes syndic bénévole, la procédure en 3 étapes doit être effectuée en ligne sur le site du registre.
1- Créez un compte pour obtenir un identifiant sécurisé
2- Renseignez le formulaire en y indiquant les informations relatives à la copropriété (RCP, situations parcellaires, techniques, documents comptables de l’exercice écoulé, informations sur les dernières assemblées générales, procédures et contentieux, travaux et fonds de travaux…)
3- Recevoir votre numéro d’immatriculation attribué à votre copropriété
Lors de la création du compte, vous devrez saisir votre identité : civilité, nom, prénom, email, numéro de téléphone et adresse postale.
Vous recevrez alors un email pour créer un mot de passe puis un code d’activation adressé par courrier postal.
Une fois le compte activé, vous devez envoyer numériquement une copie du contrat de syndic ou le procès-verbal d’assemblée générale qui prouve votre statut de représentant légal de la copropriété.
Vous devez ensuite renseigner les données relatives à la copropriété dans un formulaire dédié :
- identité de la copropriété : nom, adresse, cadastre, date du règlement de copropriété, statut juridique du syndic, nombre et nature des lots…
- procédures judiciaires ou administratives éventuelles dont le syndicat fait l’objet : nomination d’un mandataire ad hoc, procédure de carence du syndicat, arrêtés prescrivant des travaux sur les parties communes…
- les données financières : dates de l’exercice comptable, date de l’assemblée générale approuvant les comptes, montant des charges pour opérations courantes, pour travaux et opérations exceptionnelles, montant des impayés des copropriétaires, personnels employés par le syndic…
- les données sur le bâti : date de construction, nombre de bâtiments, étiquette énergétique, type de chauffage, nombre d’ascenseurs…
Il est tout à fait possible de contacter l’ANAH pour obtenir de l’aide pour l’immatriculation d’une copropriété.
Quel est le rôle du notaire lors d’une immatriculation de copropriété ?
Le notaire intervient au moment de réaliser l’immatriculation initiale d’un immeuble en copropriété.
Son rôle consiste notamment à indiquer sur le registre national l’identification du syndicat des copropriétaires avec son nom, adresse, date de création du syndic, nombre et nature des lots de la copropriété.
Il doit aussi transmettre les données financières et comptables, les budgets prévisionnels, les dettes du syndicat.
Il doit enfin renseigner les informations sur le nombre de bâtiments, leur étiquette énergétique…
Il doit effectuer ces déclarations en même temps que la publication du règlement de copropriété et de l’état descriptif de division caractérisant chaque lot de la copropriété.
Combien de copropriétés sont-elles inscrites au registre d’immatriculation ?
Il existerait entre 700.000 et 800.000 copropriétés en France.
L’Insee dénombre plus de 9,7 millions de logements en copropriété, soit près de 30% du parc total français. Ce chiffre est en augmentation, il était de 20% dans les années 1990.
50% des copropriétés disposent de 10 à 49 lots, 35% ont moins de dix lots, 14% entre 50 et 199 lots et 1% plus de 200 lots.
Faut-il immatriculer une petite copropriété de moins de 10 lots ?
Oui absolument. Tous les types de copropriétés doivent être immatriculés quel que soit le nombre de lots ou leur nature. En cas de manquement à cette obligation, les risques encourus sont les mêmes.
Où trouver les statuts d’une copropriété ?
Une copie du règlement de copropriété est toujours remise au copropriétaire du lot lors de son acquisition. Il reste possible d’obtenir une copie auprès d’un membre du conseil syndical. Il est aussi possible de la demander au syndic qui peut se réserver le droit de facturer cette prestation. Le service de publicité foncière peut également vous en transmettre une copie moyennant 30 €.
Faut-il immatriculer une copropriété de parking ?
Le règlement de copropriété précise l’ensemble des règles à respecter y compris pour une place de stationnement ou d’un parking. Ces lots doivent donc faire l’objet d’une immatriculation. Les copropriétés soumises à l’immatriculation sont des immeubles soit totalement soit partiellement destinés à l’habitation comme les logements, commerces, ou bureaux quel que soit le nombre de lots ou le mode de gestion (syndic professionnel ou non, coopérative…).
