Le mardi 17 mars 2020 est une date qui entre dans l’histoire. Ce jour-là à midi, le premier confinement entre en vigueur en France pour 15 jours au moins. Les répercussions sur l’ensemble des activités sociales et économiques indispensables sont profondes. Concilier la tenue d’une assemblée générale de copropriétaires et Covid-19 est alors impossible sous sa forme traditionnelle et en présentiel.
Sur les 400 000 assemblées générales qui se tiennent chaque année, l’Union des syndicats de l’immobilier a estimé que 150 000 ont été annulées en 2020. Soit autant de décisions importantes pour le bon fonctionnement des copropriétés qui ont été reportées sine die.
Confinement, assemblée générale de copropriété et covid-19
Lors des deux premiers confinements du printemps et de l’automne 2020, il était tout simplement impossible d’organiser une assemblée générale physiquement. C’est à partir du 3ème confinement du printemps 2021 que les assemblées générales ont a nouveau pu se tenir dans une salle et dans un respect des gestes barrière désormais bien connus : port du masque, distanciation sociale, jauge…
Dans les faits, de nombreux syndics ont préféré jouer la carte de la sécurité et ne pas convoquer d’assemblée générale en présentiel. Le couvre-feu n’aidait de surcroit pas à trouver des créneau compatibles car la présence à une assemblée générale de copropriétaires ne constituaient pas un motif dérogatoire de déplacement.
Malgré le contexte sanitaire compliqué, il faut continuer de voter le budget prévisionnel, d’approuver les comptes, de voter les travaux des parties communes, d’élire le syndic et les membres du conseil syndical… Il faut trouver rapidement comment conjuguer assemblée générale de copropriété et covid-19. Un défi en si peu de temps.
Seule solution, organiser des assemblées générales à distance… après que la loi ait été modifiée en ce sens.
Assemblée générale à distance : que dit la loi ?
Depuis la loi ELAN, il était déjà possible de tenir une assemblée générale en visioconférence. Une condition à cela : que les copropriétaires puissent voter pour décider d’adopter ce système et en valider les modalités techniques.
Suite à l’épidémie de Covid-19 et aux confinements, la grande majorité des copropriétés n’avaient pas déjà statué à propos de la visioconférence.
Le législateur a donc mis en place une dérogation pour autoriser une assemblée générale de copropriété en visioconférence, sans qu’elle soit préalablement validée.
La dérogation a été progressivement étendue dans le temps par ordonnances successives.
L’ordonnance du 25 mai qui s’appliquait jusqu’au 31 janvier 2021 précisait ainsi par exemple que les copropriétaires participeront aux assemblées générales par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique de nature à permettre leur identification. Les copropriétaires peuvent aussi voter par correspondance grâce à un formulaire standard disponible en ligne.
Est-il encore possible d’organiser une assemblée générale en visioconférence ?
Les assemblées générales de copropriétaires en visioconférence sont autorisées jusqu’au 31 juillet 2022 jusqu’à nouvel ordre et sous réserve de prolongation éventuelle. Les syndics peuvent tout à fait refuser de tenir des assemblées générales en présentiel.
La nouvelle réglementation de ces assemblées générales à distance a toutefois été affinée pour limiter les abus comme par exemple pour empêcher de définir un ordre du jour sans consulter le conseil syndical ou encore la facturation de frais de dépouillement des votes en cas de vote par correspondance.
D’un point de vue légal, assemblée générale de copropriété et covid-19 n’ont pas toujours fait bon ménage, aussi la législateur a du procéder par ordonnances pour résoudre la situation de façon rapide.
Quelles nouvelles mesures ont-elle été ajoutés :
- un syndic souhaitant remplacer une assemblée générale physique par une assemblée générale à distance devra consulter le conseil syndical au préalable.
- un syndic pourra recourir au vote par correspondance sur présentation d’une justification de nature à prouver que qu’une visioconférence ou une audioconférence était matériellement impossible
- aucun honoraire supplémentaire ne peut être appliqué en cas de vote par correspondance
Nouvelles règles pour la convocation et la tenue des assemblées générales
Un ensemble de règles visent à simplifier la tenue d’une assemblée générale en distanciel a été mis en place pour éviter la paralysie des copropriétés.
Il n’est plus nécéssaire d’indiquer sur la convocation un lieu de réunion physique mais un moyen de communication électronique déterminé. La convocation doit préciser si le vote se fait exclusivement par correspondance ou non.
Pour atteindre plus aisément la majorité nécessaire pour adopter des résolutions capitales (budget prévisionnel), un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose alors n’excède pas 15 % des voix du syndicat.
Nouvelles règles pour le renouvellement des contrats de syndic
Les conditions de renouvellement des contrats de syndics ont été assouplis jusqu’à nouvel ordre. En effet, de nombreux syndics ont été dans l’incapacité de convoquer une assemblée générale en raison des contraintes inhérentes au Covid-19.
La loi du 22 janvier 2022 stipule que dans le cas où l’assemblée générale de copropriété n’a pas pu avoir lieu, le contrat de syndic achevé entre le 1er janvier 2022 et le 15 février 2022, est automatiquement prolongé jusqu’à la prochaine assemblée générale. Cette ultime assemblée générale doit avoir lieu au plus tard le 15 avril 2022.
En parallèle, les mandats des membres du conseil syndical qui expirent entre le 1er janvier et le 15 février 2022 sont de la même façon automatiquement reconduits aux mêmes conditions que le contrat de syndic.
Important
La prolongation automatique des mandats ne donne pas le droit au syndic d’en modifier les conditions ni ses tarifs.
Quel outil de visioconférence pour une assemblée générale ?
Pour concilier assemblée générale de copropriété et Covid-19, le syndic peut choisir l’outil de visioconférence de son choix pour le déroulement de l’assemblée générale. Il doit en informer les copropriétaires au préalable lors de la convocation.
Les outils de visioconférence pour assemblée générale les plus populaires sont Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet. Ils sont disponibles aussi bien sur smartphone ou tablette Android et Apple que sur ordinateur Windows ou Mac. Il est aussi possible de lancer une visioconférence directement depuis un navigateur internet comme Chrome, Edge, Firefox ou Safari.
A noter
Le syndic souhaitant changer les modalités de l’assemblée générale doit informer les copropriétaires au moins quinze jours avant la date de la réunion. Si ce délai ne peut pas être respecté, le syndic peut toujours annuler l’assemblée générale ou l’organiser en distanciel. Il doit alors en informer les copropriétaires au plus tard le jour prévu pour cette assemblée générale. Le report ne peut pas être inférieur à quinze jours à compter de la date de l’assemblée générale initiale.
Comment organiser une assemblée générale en visioconférence ?
Pour que l’assemblée générale en visioconférence soit valide et éviter les abus, certains critères doivent être respectés.
Chaque copropriétaire doit pouvoir être identifié sans le moindre doute sur son identité.
Il doit donc disposer d’une webcam et d’un micro. L’image et le son doivent être de bonne qualité, ce qui impose de disposer d’un réseau internet assez rapide (ADSL, fibre, 4G ou 5G). Chaque copropriétaire doit être connecté avec son nom et prénom complet. Il est tout à fait possible de demander à un participant de montrer à l’écran une pièce d’identité.
Bien sûr, la diffusion de la visioconférence se fait en temps réel et de façon simultanée pour tous les participants.
Comme pour une assemblée générale traditionnelle, en cas d’absence, vous pouvez voter par correspondance. Le syndic doit transmettre avec les convocations un formulaire de vote en bonne et due forme. Il liste les résolutions à l’ordre du jour et la possibilité de voter en faveur ou contre.
Si votre présence à la visioconférence n’est pas possible et que le vote par correspondance n’est pas une option, il est aussi possible de donner son pouvoir à un tiers. Ce mandataire (pas forcément un copropriétaire) participe aux discussions et vote en votre nom.
Selon un sondage de l’UNIS réalisé en février 2021, 60 % des 200000 assemblées générales qui se sont tenues entre septembre 2020 et janvier 2021 ont intégré uniquement le vote par correspondance.
Les avantages d’une assemblée générale en visioconférence
A chaque crise émerge de nouvelles opportunités. La visioconférence est un grand pas en avant pour plusieurs raisons :
- respect des mesures sanitaires
- respect de la loi et des règles de vote
- présence facilité pour les propriétaires-bailleurs qui n’habitent pas toujours à proximité du lieu de réunion
- impact écologique positif
- réduction du coût de tenue de l’assemblée générale, notamment en dispensant de louer une salle de réunion
- les assemblées générales durent moins longtemps car elles sont moins interrompues par des prises de parole particulières…
Il y a une forte probabilité pour que les syndics choisissent de garder le système de l’assemblée générale en distanciel plus flexible et plus pratique.
Mettre en place une assemblée générale hybride
Une option hybride consiste à envoyer une convocation pour un vote par correspondance et à proposer en même temps une assemblée générale préliminaire. Les copropriétaires peuvent ainsi échanger et débattre avant de voter quelques jours après cette réunion d’informations.
Comment voter par correspondance aux assemblées générales de copropriété ?
Le vote par correspondance est un mode de tenue des assemblées générales bien pratique en période de pandémie. Assemblée générale de copropriété et covid-19 semblent incompatibles au premier abord, mais le vote par correspondance a permis de contourner de nombreuses complexités.
Dans les faits, la plupart des assemblées générales en distanciel se font avec un vote par correspondance surtout dans les grandes copropriétés où il est difficile de réaliser une visioconférence avec beaucoup de participants.
Concrètement, la convocation à l’assemblée générale doit désormais contenir un formulaire de vote par correspondance. Il liste les résolutions avec une case prévue pour indiquer son intention de vote : pour, contre ou abstention.
Votre formulaire de vote par correspondance signé et paraphé doit parvenir au syndic au moins trois jours ouvrés avant la date de l’assemblée générale. Il est conseillé d’envoyer votre formulaire par courrier recommandé avec accusé de réception.
A noter
Pour voter par correspondance, de plus en plus de syndics permettent de voter directement sur leur plateforme en ligne via votre espace personnel.
Bref rappel des étapes clefs de la pandémie de Covid-19
Depuis son apparition, la pandémie du Covid-19 a fait plus de 5,6 millions de morts dans le monde, dont plus de 125 000 en France et contaminé plus de 338 millions de personnes sur la planète.
17 novembre 2019 : un premier cas de Covid-19 alors désigné sous le terme de coronavirus est signalé en Chine, à Wuhan dans le centre de la Chine.
31 décembre 2019 : un premier média français mentionne le coronavirus.
16 janvier 2020 : premier cas avéré de Covid-19 en France, un touriste chinois âgé de 80 ans.
12 mars 2020 : première allocution télévisée d’Emmanuel Macron sur l’épidémie. Le président annonce la fermeture des crèches, écoles, collèges, lycées et universités.
17 mars 2020 : le confinement entre en vigueur en France à midi.
27 mars 2020 : annonce du premier ministre Edouard Philippe, le confinement est prolongé en France jusqu’au 15 avril.
28 octobre 2020 : Emmanuel Macron annonce que tout le territoire français est re-confiné à partir du 30 octobre.
