L’appel de fonds est un rouage essentiel d’une copropriété. Le syndic a recours à un appel de fonds pour pouvoir payer les travaux d’entretien de la copropriété. Cet appel se fait selon un échéancier et un budget prévisionnel voté en assemblée générale. Les copropriétaires doivent abonder ces appels de fond au prorata de leurs tantièmes.
Qu’est-ce qu’un appel de fonds ?
Un appel de fond peut intervenir dans différents contextes. De façon générale, un appel de fonds est une demande de paiement anticipée en vue d’une prestation. La somme exigée peut être partielle ou intégrale.
Il existe des appels de fonds pour l’acquisition ou la construction d’un bien ou encore pour le financement de travaux dans une copropriété.
Qu’est-ce qu’un appel de fonds en copropriété
L’appel de fonds en copropriété est une demande de versement d’argent envoyée par le syndic aux copropriétaires. Ce versement correspond à un montant précis. Cette somme permet de financer les travaux de copropriété qui font partie des charges de copropriété.
Chaque copropriétaire est redevable de ses charges en fonction de ses tantièmes. Chacun doit donc aussi s’acquitter du versement de la provision exigée lors de l’appel de fonds.
Comme il existe différents types de charges de copropriété, il existe aussi différents types d’appels de fonds.
L’appel de fonds du syndic pour les charges courantes
Les charges courantes sont des dépenses prévues dans le budget prévisionnel de la copropriété. Ce budget est voté en assemblée générale une fois par an.
Il faut distinguer les charges générales et les charges spéciales.
Les charges générales
Les charges générales correspondent :
- à la conservation de l’immeuble : réfection des façades, de la toiture, escaliers, locaux techniques, canalisations, petits travaux de peinture…
- à l’entretien des parties communes : nettoyage, enlèvement des ordures ménagères, entretien des espaces verts…
- les frais administratifs : rémunération du syndic, assurance, salaire des employés, frais du syndic…
La répartition des charges générales est mentionnée sur l’appel de fonds. Elle se calcule au prorata de la quote-part de chaque lot de copropriété tel qu’indiqué dans un document appelé état descriptif de division.
Exemple de calcul des charges de copropriété
Pour un lot auquel correspond une quote-part de parties communes fixée à 1500 sur 94 560 tantièmes de parties communes. Les charges générales pour l’exercice s’élèvent à 17523 €.
La participation aux charges générales sera donc de : (17523 x 1500) / 94560 = 277,97 €.
Les charges spéciales
Il s’agit de charges qui concernent des équipements ou des services utilisés par une partie des copropriétaires, mais pas tous. Il peut s’agir par exemple d’un ascenseur qui n’est pas utilisé par les résidents du rez-de-chaussée. Ceux-ci ne participent donc pas à son entretien.
Le montant à payer pour les charges spéciales se base sur le critère de l’utilité tel que défini par un géomètre. De façon factuelle, est utile à un copropriétaire un service ou un équipement qui dessert son lot.
L’appel de fonds pour les charges exceptionnelles
Copropriété : tout savoir sur le diagnostic technique global (DTG)Les charges exceptionnelles sont des dépenses non-prévues dans le budget prévisionnel (article 44 du décret du 17 mars 1967).
Parmi les charges exceptionnelles, on trouve :
- de gros travaux : isolation d’une façade, ajout d’un ascenseur, changement d’un portail
- des travaux de réparation d’équipements comme par exemple une chaudière ou une piscine
- la réalisation du Diagnostique Technique Global (DTG)
Attention
Depuis la loi ALUR, il est obligatoire pour de nombreuses copropriétés de constituer un fonds de travaux pour faire face de des imprévus. Il existe toutefois des exceptions pour les petites copropriété de moins de 10 lots, les copropriété de moins de 5 ans sous réserve de vote en assemblée générale.
Les appels de fonds pour travaux urgents
Il peut arriver que la copropriété doive faire face à des travaux urgents non prévus au budget. Il s’agit de travaux qui concernent la sécurité des habitants ou celle des riverains.
Les cas les plus courants sont :
- un risque d’éboulement d’un mur
- une panne de chaudière en hiver
- un problème de toiture suite à une intempérie
- une rupture de canalisation dans les parties communes
- un bris de vitre dans une partie commune
Le syndic doit en informer les copropriétaires par tous les moyens à sa disposition. Il convoque ensuite une assemblée générale extraordinaire pour définir les modalités de paiement de ces travaux.
Il a la possibilité de faire un appel de fonds exceptionnel avant la tenue d’une assemblée générale extraordinaire. Cet appel à provision ne doit pas excéder un tiers du montant des devis des travaux.
Comment utiliser le fonds travaux loi ALUR ?
Le fonds travaux qui est une obligation légale permet de financer uniquement les travaux dont la liste est définie par la loi, non prévus dans le budget prévisionnel et décidés par l’assemblée générale des copropriétaires. Les travaux urgents effectués pour sauvegarder l’immeuble sans l’aval de l’assemblée générale peuvent aussi être concernés.
Pour utiliser le fonds de travaux ALUR, il suffit que les copropriétaires le votent en assemblée générale. L’AG passe en revue les devis, sélectionne le mieux disant et acte le début des opérations. C’est au moment du vote de la résolution du financement des travaux que les copropriétaires peuvent décider ou non de mobiliser le fonds de travaux, soit intégralement soit partiellement.
Les modalités de l’appel de fond en copropriété
C’est en assemblée générale que les copropriétaires et le syndic décident des modalités des appels de fonds et sur la date d’exigibilité de son paiement.
L’appel de fonds est généralement transmis via une lettre recommandée avec accusé de réception. Un envoi sur support électronique est possible uniquement si les copropriétaires ont donné leur accord écrit.
La loi n’impose pas de délai légal entre la date d’envoi des appels de fonds et la date d’exigibilité du paiement. Les syndics envoient les appels de fonds environ 10 jours avant l’échéance de paiement.
Le syndic doit aussi mettre à disposition des copropriétaires un espace en ligne sécurisé.
Il permet d’accéder et de consulter sur internet :
- le montant des charges courantes du budget prévisionnel;
- le montant des charges exceptionnelles sur 2 ans
- le montant de la quote-part du fonds de travaux;
- l’historique des appels de fonds sur 3 ans.
Quand les provisions sur charges sont-elles appelées ?
Les copropriétaires reçoivent un appel de fonds appelé « provisions sur charges » une fois par trimestre. Le montant du budget annuel est donc divisé en quatre et réparti en fonction des tantièmes de de chaque copropriétaire. Le règlement de copropriété peut toutefois prévoir des échéances différentes.
Les appels de fonds pour les charges exceptionnelles se font de manière ponctuelle en accord avec ce qui a été voté lors de l’assemblée générale.
Une fois l’année terminée, le syndic effectue une régularisation des charges et demande alors un complément sous la forme d’une « régularisation d’appels de fonds ». Si trop de provisions ont été perçues pour l’année N, le syndic réduit d’autant le montant du premier versement des provisions de l’année N+1. Réciproquement, si un copropriétaire n’a pas suffisamment abondé, un complément lui sera demandé au premier trimestre de l’année N+1.
Les modalités de paiement des charges non prévues dans le budget prévisionnel font aussi l’objet d’un appel de fonds spécifique qui récapitule le montant, l’objet et la date d’exigibilité du versement.
Qui doit payer l’appel de fonds ?
Tous les copropriétaires sont redevables des appels de fonds.
Dans le cas d’un logement loué, le propriétaire peut ensuite récupérer ces charges auprès du locataire du logement. Ce dernier est en effet redevable des charges récupérables dont la liste est fixée par décret (n°87-713 du 26 août 1987 pour l’investissement locatif).
Dans le cas d’un logement vendu, les appels de fonds sont versés par le propriétaire du lot à la date de l’appel de fonds. Autrement dit, le copropriétaire vendeur paie les appels de fonds effectués jusqu’à la date de signature de l’acte authentique de vente puis c’est au tour du nouvel acquéreur.
Que se passe-t-il en cas de défaut de paiement des appels de fonds
Un copropriétaire défaillant n’ayant pas réglé ses appels de fonds est considéré comme un copropriétaire débiteur. Il doit donc se mettre en règle le plus rapidement possible. Le syndic peut envoyer une mise en demeure de payer par lettre recommandée avec accusé de réception.
En cas de défaut de paiement, le syndic dispose de recours.
Recours du syndic
La loi Élan a instauré une nouvelle procédure de recouvrement permettant au syndic d’agir plus rapidement contre les débiteurs. En cas de défaut de règlement sous 30 jours après la mise en demeure de payer, le syndic peut intenter une procédure civile accélérée au fonds au tribunal judiciaire de la localité où se situe l’immeuble.
Le tribunal peut alors être amené à condamner le débiteur à régler son arriéré ainsi que toutes les provisions sur charges à venir.
Le syndic dispose d’un second levier depuis 2020. Il peut faire inscrire une hypothèque légale au profit du syndicat. Elle est mise en œuvre au terme d’une procédure judiciaire via un commandement de payer remis par huissier au copropriétaire faisant défaut. Le privilège mobilier du syndic s’étend aussi aux loyers dus par un locataire à son copropriétaire bailleur.
Recours des copropriétaires
Si le non-paiement d’un appel de fonds par un copropriétaire défaillant provoque un préjudice financier à un ou plusieurs autres copropriétaires, ceux-ci ont la possibilité de l’assigner en justice pour obtenir réparation du préjudice.
Comment enregistrer en comptabilité la facture des appels de fonds d’un syndic ?
Le propriétaire d’un bien par le truchement d’une SCI (Société Civile Immobilière) doit inscrire ses rentrées et sorties financières dans sa comptabilité.
Par conséquent, les appels de fonds doivent être enregistrés en compte 4091 Fournisseurs – Avances et acomptes.
Après régularisation, il faut ensuite répartir les différentes charges dans les comptes adéquats :
- 6141 pour les charges locatives part non récupérable
- 6142 pour les charges de copropriété part récupérable
- 616 pour les primes d’assurances
- 615 pour l’entretien et les réparations
- 635 pour les redevances d’ordures ménagères et taxe foncière
- 401 pour un solde à verser au syndic.
Appel de fonds de notaire, de quoi s’agit-il ?
Il ne faut pas confondre l’appel de fonds en copropriété et celui d’un notaire.
Lors d’un achat immobilier, l’appel de fonds correspond à l’ultime étape de la demande de prêt immobilier. Il s’agit de la demande de déblocage des fonds auprès de la banque par le notaire suite à la signature de l’acte authentique.
Si votre projet est une construction d’une maison individuelle, c’est le constructeur qui adresse les appels de fonds en accord avec le contrat de construction de la maison et selon un échéancier prévu.
L’appel de fonds pour gros travaux : comment se déroule-t-il ?
Le financement de gros travaux en copropriété, qui ne fait pas partie du budget prévisionnel habituel, est classé comme une dépense exceptionnelle.
Ces travaux concernent généralement des éléments structurels importants du bâtiment, tels que la réfection de toitures, de façades, ou encore des travaux de rénovation énergétique.
Le fonds de travaux, prévu pour anticiper ces dépenses, est alimenté par les cotisations annuelles des copropriétaires. Son utilisation est décidée en Assemblée Générale, avec un vote majoritaire. Dans certains cas urgents, le syndic peut utiliser une partie de ce fonds pour des travaux indispensables à la sauvegarde de l’immeuble.
Par ailleurs, l’éco-PTZ, un prêt collectif visant à soutenir les projets d’économie d’énergie, peut également être utilisé pour financer de tels travaux en copropriété. Ce prêt est accordé au syndic pour le bénéfice des copropriétaires concernés et ne peut être utilisé qu’une fois par immeuble.
