La quittance de loyer est un écrit que le propriétaire remet au locataire pour certifier qu’il a bien payé le loyer et les charges dus. En tant que propriétaire, vous devez établir une quittance de loyer, mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Nous vous expliquons comment procéder pour vous faire gagner du temps dans votre gestion locative.
Les mentions obligatoires sur une quittance de loyer
La quittance doit contenir plusieurs mentions obligatoires pour être valide. Vous devez y indiquer :
- le nom et l’adresse postale du bailleur ;
- le nom et l’adresse postale du locataire ;
- le lieu et la date d’établissement de la quittance ;
- l’adresse de la location ;
- le montant du loyer et des charges acquittés, en distinguant bien les deux ;
- le montant total reçu en chiffre et en toutes lettres ;
- la période de location concernée ;
Le document doit être signé par le propriétaire pour avoir une valeur juridique.
Le modèle de quittance mis en ligne par les services de l’État
Pour vous aider à rédiger une quittance en bonne et due forme, l’Agence nationale pour l’information sur le logement (ANIL) a rédigé un modèle de quittance. Vous pouvez le retrouver sur le site service-public.fr. Il est au format PDF à compléter. Vous pourrez donc directement y insérer vos données.
Ce modèle est valable pour les locations vides ou meublées, dès lors qu’elles constituent la résidence principale du locataire.
Pensez néanmoins à y ajouter des mentions complémentaires en fonction de votre situation. Vous devez, par exemple, indiquer la contribution aux économies d’énergie payée par le locataire. La loi du 25 mars 2009 autorise, en effet, le propriétaire à faire payer au locataire une partie du prix des travaux permettant de réaliser des économies d’énergie.
Les modalités de délivrance d’une quittance de loyer
Conformément à l’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, le propriétaire doit se conformer à certaines règles lors de la délivrance d’une quittance de loyer.
Rédiger une quittance à la demande du locataire
En tant que propriétaire, vous n’êtes pas obligé de remettre systématiquement une quittance à votre locataire après le paiement du loyer. Vous devez néanmoins le faire s’il vous en demande une. Sa requête doit alors être faite par écrit.
Le locataire peut, en effet, avoir besoin de ces quittances pour obtenir une allocation logement ou comme justificatif de domicile.
Si vous ne répondez pas à la sollicitation du locataire, vous pouvez être condamné à lui verser des dommages et intérêts. Le locataire devra apporter la preuve qu’il a demandé l’établissement de ce document.
La gratuité de la quittance
Vous ne pouvez pas faire payer au locataire des frais d’établissement et d’envoi de la quittance. Celle-ci doit lui être délivrée gratuitement. Les frais postaux pour l’envoi du document sont supportés par le propriétaire.
L’article 4-p de la loi du 6 juillet 1989 précise qu’une clause dans le bail prévoyant le paiement de frais pour l’établissement d’une quittance est réputée non écrite. Elle ne produira donc aucun effet si elle est mentionnée dans le contrat de bail.
Même si vous déléguez l’établissement des quittances à un mandataire, comme une agence immobilière, vous ne pouvez pas faire payer la rédaction de ce document.
Fournir une quittance dématérialisée au locataire
Pour envoyer une quittance de loyer dématérialisée, le locataire doit avoir donné son accord.
En tant que propriétaire, vous pouvez insérer une clause dans le contrat de location qui indique que les quittances seront transmises sous format informatique. Vous pouvez aussi solliciter l’accord du locataire après la signature du bail en lui adressant un courrier.
Envoyer une quittance par mail permet de réduire le coût de l’envoi de ce document. Vous n’aurez pas à vous acquitter des frais postaux.
La différence entre une quittance de loyer et un appel de loyer
Alors que la quittance sert à prouver que le propriétaire a bien reçu les sommes dues par le locataire, l’appel de loyer est utilisé pour rappeler au preneur ce qu’il doit.
L’appel de loyer est aussi dénommé avis d’échéance de loyer. Il peut être établi tous les mois, une fois par trimestre ou une fois par an. Vous choisissez la fréquence d’envoi qui vous semble la plus pertinente.
L’envoi de l’appel de loyer n’est pas obligatoire. Si vous décidez d’en établir, vous ne pouvez pas le faire payer au locataire. Comme pour la quittance de loyer, l’appel de loyer peut être envoyé par mail si le locataire a donné son accord.
La loi du 6 juillet 1989 ne prévoit pas de mentions obligatoires pour établir un reçu. Plusieurs informations sont cependant à indiquer :
- le nom et l’adresse du propriétaire bailleur ;
- le nom et l’adresse du locataire ;
- le lieu et la date d’établissement du reçu ;
- l’adresse du bien loué ;
- le loyer et des charges dus ;
- le montant versé par le preneur ;
- la somme à payer.
L’établissement d’un reçu en cas de paiement partiel du loyer
Lorsque le locataire n’a payé que partiellement le loyer et les charges, vous ne devez pas lui remettre une quittance mais un reçu. Celui-ci doit également être établi gratuitement.
Si vous avez besoin d’envoyer un courrier de relance pour enjoindre le locataire de payer le loyer, vous ne pourrez pas lui facturer les frais de gestion et d’envoi de cette lettre. Pour rappel, un propriétaire peut réclamer pendant 3 ans tout loyer ou charges impayés.
Vous remettrez la quittance au locataire que lorsque vous aurez perçu l’intégralité des sommes dues. Elle annulera alors le ou les reçus qui auront été remis lors des paiements partiels.
Les quittances doivent être conservées pendant trois ans par le locataire. Elles constituent pour lui la preuve que le loyer a bien été payé. Elles peuvent aussi être perçues comme le signe d’une gestion locative sérieuse.
