À l’issue de chaque assemblée générale, un compte-rendu des décisions, autrement appelé PV (procès-verbal) est rédigé par le secrétaire de séance. Ce document fait part des décisions prises lors de l’AG en y mentionnant les noms et réserves des copropriétaires s’étant abstenus ou opposés à une décision.
Il doit être signé par le bureau : le président de l’assemblée, le secrétaire et le/les scrutateurs éventuels. La feuille de présence y est annexée. Les procès-verbaux sont, par la suite, inscrits au sein d’un registre créé par le syndic.
Le syndic doit communiquer le PV à l’ensemble des copropriétaires dans les deux mois qui suivent la date de l’AG, les absents et opposants doivent le recevoir en lettre recommandée ou LRE (lettre recommandée électronique). La notification d’envoi du PV marque le début du délai légal de 2 mois pour contester une décision d’assemblée générale devant le tribunal de grande instance (TGI).
Tous les occupants (même locataires) doivent être informés des décisions prises lors de l’assemblée générale concernant l’entretien de l’immeuble et ses travaux, la présence du personnel ou de prestataires. Ces informations doivent être affichées dans les parties communes avec un PV simplifié.
