Depuis la loi ALUR de 2014, l’immatriculation des copropriétés est devenue une obligation légale. Cette démarche consiste à enregistrer votre copropriété au Registre National des Copropriétés, géré par l’ANAH, pour obtenir un numéro unique d’identification. Dans cet article, nous vous expliquerons comment immatriculer sa copropriété, que vous soyez syndic professionnel, syndic bénévole ou copropriétaire.
Les copropriétés concernées
Le principe de base est simple : toute copropriété à usage d’habitation doit être immatriculée, mais certaines nuances importantes méritent d’être soulignées.
Sont obligatoirement concernées :
- Les immeubles en copropriété comprenant des logements ;
- Les résidences services ;
- Les copropriétés mixtes (mélange d’habitations et de commerces) ;
- Les ensembles immobiliers complexes avec plusieurs bâtiments ;
- Les copropriétés horizontales (maisons individuelles en lotissement) ;
- Les petites copropriétés, même de deux lots.
Ne sont pas concernées :
- Les copropriétés composées exclusivement de locaux commerciaux ou professionnels ;
- Les ASL (Associations Syndicales Libres) ;
- Les immeubles en monopropriété ;
- Les immeubles gérés en indivision.
Un cas particulier : les copropriétés neuves
Pour les immeubles neufs, l’obligation d’immatriculation s’applique dès la première vente d’un lot. Le promoteur doit alors réaliser une pré-immatriculation dans un délai d’un mois après la livraison du bâtiment. Le syndic provisoire ou définitif devra ensuite compléter les informations.
Point important : même les copropriétés en difficulté ou sous administration provisoire doivent être immatriculées. Dans ce cas, c’est l’administrateur provisoire qui prend en charge la démarche.
Attention : une copropriété non immatriculée s’expose à des sanctions, notamment l’impossibilité de vendre des lots. Un juge peut également ordonner l’immatriculation aux frais du syndic.
Le processus d’immatriculation pas à pas
L’immatriculation d’une copropriété se déroule entièrement en ligne sur le site du Registre National des Copropriétés (registre-coproprietes.gouv.fr). Cette démarche, qui prend environ 30 minutes, nécessite une préparation minutieuse pour être menée efficacement.
La première étape consiste à créer un compte sur le registre. Pour cela, le représentant légal de la copropriété (généralement le syndic) doit s’identifier en tant que télédéclarant. Il fournira ses coordonnées professionnelles et devra valider son adresse email. Un code d’activation sera envoyé pour sécuriser le compte.
Une fois connecté, le télédéclarant accède à un formulaire d’immatriculation divisé en plusieurs sections. Il devra renseigner les informations essentielles de la copropriété :
- L’identité de la copropriété (adresse, nombre de lots, date de création) ;
- Les données techniques et financières ;
- Les procédures administratives ou judiciaires en cours ;
- Le mandat de gestion en cours.
La partie la plus délicate concerne les données financières. Il faut se munir du dernier exercice comptable approuvé en assemblée générale. Ces informations permettent d’établir un « portrait » précis de la santé financière de la copropriété : montant des charges courantes, des impayés, état des dettes fournisseurs, montant du fonds travaux.
Avant la validation finale, le système effectue automatiquement des contrôles de cohérence. En cas d’erreur, des messages d’alerte apparaissent pour guider la correction. Une fois toutes les données vérifiées, l’immatriculation est validée en quelques clics.
La confirmation est immédiate : le numéro d’immatriculation est généré instantanément. Ce numéro unique, composé de 16 chiffres, devient la carte d’identité de la copropriété. Il devra figurer sur tous les actes et documents officiels, notamment les contrats de vente.
Important : après l’immatriculation initiale, la copropriété doit être mise à jour chaque année dans les deux mois suivant la dernière assemblée générale. Cette actualisation garantit la fiabilité des données du registre et permet un suivi efficace de l’évolution des copropriétés françaises.
La dématérialisation complète du processus simplifie considérablement la démarche, mais une préparation rigoureuse reste indispensable. N’hésitez pas à consulter la documentation mise à disposition sur le site du registre avant de commencer la procédure.
Les documents indispensables
La réussite de l’immatriculation repose en grande partie sur la qualité et l’exhaustivité des documents rassemblés en amont. Une préparation minutieuse permet d’éviter les allers-retours fastidieux pendant la procédure.
Le document central de cette démarche est le règlement de copropriété. Ce document fondateur, obligatoirement publié au service de la publicité foncière, contient les informations essentielles sur la structure de la copropriété : la description des parties communes et privatives, la répartition des charges, et les règles de fonctionnement de la copropriété. Il doit être accompagné de l’état descriptif de division, qui détaille la composition précise de chaque lot.
Les documents financiers constituent le deuxième pilier de l’immatriculation. Le dernier exercice comptable approuvé en assemblée générale est indispensable. Il comprend le compte de gestion générale, les annexes comptables, et le détail des charges courantes. Ces éléments permettent de renseigner avec précision la situation financière de la copropriété, notamment le montant des charges courantes, des impayés, et l’état de la trésorerie.
Pour les aspects administratifs, voici les documents essentiels à préparer :
- Le procès-verbal de la dernière assemblée générale ;
- Le contrat de syndic en cours de validité ;
- La fiche synthétique de la copropriété ;
- L’attestation d’assurance multirisque de l’immeuble.
La localisation précise de la copropriété doit être documentée par des références cadastrales à jour. Ces informations se trouvent sur les taxes foncières ou peuvent être obtenues via le site cadastre.gouv.fr. Pour les copropriétés complexes comprenant plusieurs bâtiments, un plan de masse peut s’avérer nécessaire.
En cas de procédures en cours (administratives ou judiciaires), les documents correspondants doivent être disponibles : arrêtés préfectoraux, décisions de justice, ou ordonnances du tribunal. Ces éléments permettent de refléter fidèlement la situation juridique de la copropriété.
Point crucial : tous ces documents doivent être numérisés et facilement accessibles lors de la saisie en ligne. Bien qu’ils ne soient pas tous à télécharger sur la plateforme, leurs contenus serviront à compléter le formulaire d’immatriculation avec précision.
La conservation organisée de ces documents après l’immatriculation est tout aussi importante. Ils seront nécessaires pour les mises à jour annuelles obligatoires et pourront être demandés en cas de contrôle par l’ANAH ou lors de la vente d’un lot.
Aspects pratiques et financiers
La question du coût d’immatriculation est souvent l’une des premières préoccupations des copropriétaires. Contrairement à certaines idées reçues, l’immatriculation initiale au Registre National des Copropriétés est totalement gratuite. Cependant, des frais indirects peuvent survenir, notamment si vous faites appel à un professionnel pour vous accompagner dans la démarche.
Les syndics professionnels incluent généralement cette prestation dans leurs honoraires de base. En revanche, pour les copropriétés gérées par un syndic bénévole, il peut être judicieux de budgétiser une assistance technique. Certains professionnels proposent un accompagnement personnalisé, dont les tarifs varient entre 150 et 500 euros selon la complexité de la copropriété et l’étendue des services proposés.
Le temps nécessaire pour compléter l’immatriculation varie considérablement selon la taille de la copropriété et la disponibilité des documents. Pour une petite copropriété bien organisée, comptez environ une heure. Les grandes copropriétés ou celles présentant des situations complexes peuvent nécessiter plusieurs heures, réparties sur plusieurs jours pour rassembler toutes les informations requises.
L’actualisation annuelle des données représente un aspect crucial du processus. Elle doit être effectuée dans les deux mois suivant la tenue de l’assemblée générale approuvant les comptes. Cette mise à jour concerne principalement les informations financières, le mandat de syndic et les éventuelles modifications techniques ou administratives survenues durant l’année.
En termes de responsabilité juridique, le syndic est légalement tenu de procéder à l’immatriculation et aux mises à jour. En cas de manquement, sa responsabilité professionnelle peut être engagée. Les copropriétaires peuvent même solliciter une ordonnance judiciaire pour contraindre le syndic à effectuer l’immatriculation, les frais étant alors à sa charge.
La protection des données personnelles est garantie par le RGPD. Seules les informations strictement nécessaires sont collectées, et l’accès aux données est strictement réglementé. Les copropriétaires peuvent consulter les informations de leur copropriété via un accès sécurisé, tandis que le grand public n’a accès qu’à des données statistiques anonymisées.
Les bénéfices pratiques de l’immatriculation dépassent la simple obligation légale. Elle facilite les transactions immobilières en fournissant un état des lieux fiable aux acquéreurs potentiels. Pour les copropriétés en difficulté, elle permet également d’accéder plus facilement aux aides de l’ANAH pour la rénovation énergétique ou la réhabilitation.
Point essentiel : en cas de vente d’un lot, le numéro d’immatriculation doit obligatoirement figurer dans l’avant-contrat et l’acte de vente. Son absence peut retarder, voire compromettre la transaction. Les notaires sont particulièrement vigilants sur ce point, car il engage leur responsabilité professionnelle.
Questions fréquentes sur l’immatriculation d’une copropriété
Comment obtenir un numéro siret pour une copropriété ?
Le syndic doit déposer une demande au CFE de la chambre de commerce avec le formulaire M0, accompagné du règlement de copropriété et du PV de la dernière AG. La démarche est gratuite et le numéro est délivré sous 15 jours.
Qui doit immatriculer une copropriété ?
C’est au syndic, qu’il soit professionnel ou bénévole, qu’incombe légalement la responsabilité d’immatriculer la copropriété au Registre National des Copropriétés. En cas de défaut, sa responsabilité peut être engagée et il s’expose à des sanctions.
Comment immatriculer une petite copropriété sans syndic ?
Dans ce cas, il faut d’abord régulariser la situation en nommant un syndic (bénévole ou professionnel) lors d’une assemblée générale. C’est une obligation légale, même pour les petites copropriétés. Une fois le syndic désigné, il pourra procéder à l’immatriculation sur le registre national.
Comment consulter le registre des copropriétés ?
Le Registre National des Copropriétés est accessible sur www.registre-coproprietes.gouv.fr. En tant que particulier, vous pouvez consulter uniquement les données publiques (adresse, nombre de lots). Les copropriétaires et syndics ont accès à des informations plus détaillées via un compte sécurisé.
Comment créer syndic bénévole ?
Pour devenir syndic bénévole, il faut : 1) Organiser une AG et faire voter sa désignation par les copropriétaires, 2) Établir un contrat de syndic bénévole précisant la durée du mandat, 3) Faire assurer la copropriété en responsabilité civile, 4) Enregistrer le PV d’AG au registre des copropriétés. Le mandat est limité à 3 ans maximum.