Mauvais relationnel, manque de transparence, de réactivité, augmentation des honoraires… Qu’il soit professionnel ou bénévole, si votre syndic de copropriété est source d’insatisfaction, il faut en changer ! « Pas si simple que ça » vous dites-vous peut être, quand on sait que :
- Un changement de syndic de copropriété est une décision qui doit être validée à la majorité lors de l’assemblée générale, c’est-à-dire que la plupart des copropriétaires doivent être d’accord ;
- Il y a un certain formalisme à respecter pour opérer ce changement dans les règles ;
- Il existe divers types de syndics et il n’est pas toujours aisé de s’y retrouver quand on essaie de les comparer.
Chez Cotoit, nous échangeons chaque jour avec de nombreux copropriétaires qui, comme vous, souhaitent changer de syndic et se posent beaucoup de questions.
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Voici un petit guide pratique à destination de tout copropriétaire qui envisage de changer de syndic de copropriété : vous y trouverez les réponses à toutes vos questions. Il vous aidera à comprendre par ailleurs les spécificités de la gestion de copropriété chez Cotoit, ainsi qu’à bien maîtriser les étapes clés d’un changement réussi.
Une foire aux questions ainsi qu’un lexique viendront également vous épauler pour répondre à toutes vos interrogations. Rassurez-vous, changer de syndic de copropriété, ce n’est pas si compliqué…
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Quand changer de syndic de copropriété ?
Pour changer de syndic, deux alternatives sont possibles selon la loi Alur.
Changer de syndic à l’expiration du mandat
Le moment le plus naturel s’avère être l’expiration du mandat de votre syndic de copropriété actuel. Cette échéance, généralement fixée entre un et trois ans, vous dispense de justifier votre décision auprès des autres copropriétaires.
Changer de syndic en cours de mandat
Vous pouvez également agir en cours de mandat si des motifs légitimes le justifient. Par exemple, lorsque votre syndic de copropriété néglige l’entretien des parties communes, tarde à réaliser les travaux votés ou manque de transparence sur la gestion financière. Une mauvaise communication persistante ou des honoraires qui s’envolent sans explication constituent aussi des raisons valables.
La révocation de votre syndic de copropriété devient même urgente si ce dernier commet des fautes graves : absence de souscription aux assurances obligatoires, non-respect des décisions d’assemblée générale ou défaillance dans ses missions essentielles. Dans ces situations, la copropriété ne peut attendre la fin du contrat de syndic de copropriété pour réagir et protéger ses intérêts.
Quelles sont les étapes et le délai pour changer de syndic de copropriété ?
1. Comparer les offres de syndic (2 à 4 devis conseillés)
La mise en concurrence constitue l’étape fondamentale de votre démarche. Sollicitez entre deux et quatre syndics pour obtenir des propositions détaillées adaptées aux spécificités de votre copropriété.
Chaque candidat doit présenter sa garantie financière et ses conditions tarifaires dans un document standardisé. Vérifiez attentivement les coordonnées de la banque gestionnaire des fonds et examinez les dates de fin de validité des assurances professionnelles.
Le conseil syndical analyse ensuite ces offres en comparant les honoraires de gestion, les prestations incluses et les services annexes facturés. Cette phase d’évaluation permet d’identifier le syndic offrant le meilleur rapport qualité-prix pour votre immeuble.
2. Inscrire la mise en concurrence du syndic à l’ordre du jour (J-21)
Une fois les devis sélectionnés, la notification au syndic sortant s’impose. Cette démarche doit intervenir au minimum 21 jours avant la convocation de l’assemblée générale pour respecter les délais légaux.
La transmission s’effectue par lettre recommandée avec accusé de réception. Votre courrier précise les documents nécessaires : projets de contrats accompagnés de leur fiche d’information et situation de trésorerie détaillée.
Le syndic en place ne peut refuser cette inscription. La loi lui impose d’ajouter automatiquement ce point à l’ordre du jour de la prochaine assemblée, permettant aux copropriétaires de disposer de tous les éléments pour leur choix final.
3. Voter le changement de syndic en assemblée générale
Le vote s’organise selon une procédure précise définie par la réglementation. Chaque candidature fait l’objet d’une résolution distincte soumise à la majorité absolue des copropriétaires, qu’ils soient présents, représentés ou absents.
Lorsqu’aucun candidat n’atteint cette majorité mais qu’une proposition recueille au moins le tiers des voix, un second vote intervient immédiatement. Cette fois, seule la majorité simple des copropriétaires présents ou représentés suffit pour départager les candidatures.
Le syndic sortant préside l’assemblée jusqu’à son terme et rédige le procès-verbal, même si les copropriétaires décident de le remplacer. La prise d’effet du nouveau mandat intervient au plus tôt un jour franc après la tenue de l’assemblée, garantissant une transition sans rupture dans la gestion de l’immeuble.
4. Nommer le nouveau syndic et signer le contrat (durée maximale : 3 ans)
Une fois la désignation votée, la signature du contrat de syndic intervient rapidement. Ce document définit précisément la durée du mandat, qui ne peut excéder trois années selon la législation en vigueur.
La plupart des copropriétés optent pour une durée d’un an renouvelable, permettant d’évaluer la qualité des prestations. Certaines préfèrent directement un mandat de trois ans pour assurer une stabilité dans la gestion de l’immeuble.
Le projet de désignation doit mentionner explicitement cette durée dans la résolution soumise au vote. Le cas échéant, les copropriétaires peuvent ajuster cette période selon leurs besoins spécifiques. La prise d’effet du nouveau contrat commence généralement le 1er juin ou à une date convenue en assemblée, marquant officiellement le début des nouvelles fonctions.
5. Transmission des documents : un cadre légal strict (15 jours à 3 mois)
L’ancien syndic doit respecter des délais précis fixés par l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965. Dès la cessation de ses fonctions, il dispose de 15 jours pour transmettre la situation de trésorerie et les références bancaires du syndicat.
Les archives du syndicat suivent un calendrier différent : l’ensemble des documents administratifs, contractuels et techniques doit être remis dans un délai d’un mois. Ces éléments incluent les procès-verbaux d’assemblées, les contrats avec les prestataires et le carnet d’entretien de l’immeuble.
La transmission se finalise dans les trois mois avec l’état définitif des comptes après apurement et clôture. Si l’ancien syndic refuse de coopérer, le nouveau gestionnaire peut saisir le tribunal par référé pour obtenir la remise sous astreinte des documents manquants.
6. Une transition accompagnée par le nouveau syndic (1 à 3 mois)
Votre gestionnaire de copropriété entrant prend rapidement ses marques pour assurer une continuité de service optimale. Cette période d’adaptation lui permet de s’approprier les spécificités de votre copropriété et d’établir ses premiers contacts avec les prestataires existants.
Les copropriétaires bénéficient d’un accompagnement personnalisé durant ces premières semaines. Le syndic organise des rencontres pour présenter son équipe, expliquer ses méthodes de travail et recueillir vos attentes prioritaires.
Côté pratique, il procède à l’audit des contrats en cours et peut proposer des renégociations avantageuses. Cette phase d’évaluation révèle souvent des économies substantielles sur les prestations de nettoyage, maintenance ou assurances. En cas de difficultés avec l’ancienne gestion, le risque de désignation d’unadministrateur provisoire par le tribunal disparaît grâce à cette prise en charge rapide et professionnelle.
7. Mesurer les bénéfices dès la première année
Les premiers résultats se manifestent rapidement après la prise de fonction du nouveau gestionnaire. La réduction des charges constitue l’indicateur le plus visible, avec des économies moyennes de 15 à 25% sur les prestations renégociées.
La communication s’améliore sensiblement : réponses plus rapides aux sollicitations, comptes-rendus détaillés et transparence accrue sur les dépenses. Les copropriétaires constatent une réactivité renforcée face aux urgences techniques, qu’il s’agisse de pannes d’ascenseur ou de problèmes de chauffage collectif.
Sur le plan financier, l’optimisation des contrats d’entretien génère des gains substantiels dès les premiers mois.
Qui doit faire les démarches pour changer de syndic ?
La responsabilité du changement incombe principalement au conseil syndical. Cette instance élue par les copropriétaires prend en charge la mise en concurrence et l’analyse des candidatures. Ses membres contactent les syndics de copropriété potentiels et rédigent le rapport comparatif.
Tout copropriétaire peut également impulser la démarche. Un simple courrier recommandé au syndic de copropriété en exercice suffit pour demander l’inscription du changement à l’ordre du jour. Cette initiative individuelle permet de lancer le processus même sans l’accord initial du conseil syndical.
Le syndic de copropriété en place conserve certaines obligations durant la transition. Il doit faciliter la passation des dossiers et informer le prestataire d’archives du changement dans un délai d’un mois. Son rôle reste crucial pour assurer la continuité de gestion jusqu’à la prise d’effet du nouveau mandat.
Lettre type de changement de syndic de copropriété
Quels sont les frais d’un changement de syndic ?
Le changement de syndic ne génère aucun coût supplémentaire pour la copropriété. La loi interdit formellement à l’ancien syndic de facturer des frais de transmission des documents ou de passation des dossiers.
Seuls les honoraires du nouveau syndic entrent en ligne de compte dès la prise d’effet de son mandat. Le service de convocation à l’assemblée générale extraordinaire reste à la charge du syndicat des copropriétaires, comme pour toute réunion.
Attention toutefois aux frais de reprise comptable que certains syndics facturent. Ces coûts apparaissent uniquement lorsque la comptabilité précédente présente des irrégularités ou des lacunes importantes. Une situation fréquente avec les syndics bénévoles qui n’ont pas rigoureusement tenu leurs comptes.
Le nouveau syndic peut également prévoir des frais de prise en charge dans son contrat. Ces montants doivent impérativement figurer dans l’offre présentée aux copropriétaires avant le vote.