L’assemblée générale est un temps fort de la vie d’une copropriété ! C’est le rendez-vous annuel qui permet au syndicat des copropriétaires de voter les décisions pour leur immeuble. Charges, travaux, budget, règlement : plusieurs sujets peuvent être évoqués ce jour-là. Voici quelques conseils pour vous préparer à votre prochaine assemblée générale.
Soumettez vos demandes au moins un mois avant la date de l’assemblée générale
Une question ? Un projet de travaux ? Si vous souhaitez soumettre un sujet à l’ordre du jour de l’assemblée générale, vous devrez le faire au plus tôt et au moins un mois avant la date prévue, avant l’envoi des convocations par le syndic. Ce délai permet au syndic de prendre en compte votre demande et de l’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale.
Si vous soumettez un projet de travaux engageant la copropriété, vous devrez fournir les documents qui permettront de prendre une décision le jour J : projet de résolution, devis, plans, nature des travaux, etc. Ils sont indispensables pour organiser le vote. Vos demandes doivent se faire par écrit et être déposées en main propre au syndic ou envoyées par lettre recommandée. Chez Cotoit, il vous suffit de partager vos idées sur notre plateforme collaborative en toute simplicité pour soumettre une idée à l’ordre du jour.
Préparer l’assemblée générale : le rôle du conseil syndical
Pour rappel, le conseil syndical de copropriété a trois obligations légales :
- un rôle consultatif (donner un avis, être consulté) ;
- un rôle d’assistance (par exemple, la recherche de devis) ;
- un rôle de contrôle (vérifier la gestion du syndic).
Avant l’assemblée générale, le conseil syndical doit consulter les comptes, participer à l’élaboration de l’ordre du jour, du budget prévisionnel et à la recherche de prestataires pour d’éventuelles demandes de devis, en partenariat avec le syndic. Il doit aussi s’assurer de la bonne utilisation des fonds avancés par le syndic et contrôler les dépenses. Il permet d’assurer le bon déroulement du mandat du syndic, mais aussi de faire le lien avec les copropriétaires. L’implication du conseil syndical est essentielle pour la bonne tenue de l’assemblée générale.
Prendre connaissance de la convocation à l’assemblée générale
Le syndic vous adresse une convocation par lettre recommandée (postale ou électronique) 21 jours au moins avant la date de l’assemblée générale. Sur cette convocation figurent la date, le lieu, les points à l’ordre du jour et des annexes : état financier de la copropriété, compte de gestion générale, budget, comptes travaux (clôturés et en cours), mandat de syndic, pouvoir, devis si travaux prévus, etc.
Afin de déterminer les décisions qui seront abordées le jour J, il est important de lire l’ensemble des documents de la convocation, pour prendre connaissance des sujets et de poser les questions au bon moment.
Donner son pouvoir en cas d’absence
Vous serez absent lors de la prochaine assemblée générale. Vous pouvez donner procuration à la personne de votre choix ! Le syndic a pour obligation de joindre à la convocation un formulaire de pouvoir. Une lettre peut également suffire, à condition d’indiquer l’identité du mandataire et du mandant et l’objet de ce mandat : vous représenter lors de l’assemblée générale. Vous pouvez l’envoyer au syndic par courrier ou mail, ou la remettre en main propre au mandataire pour qu’il la donne au syndic le jour J.
Ce mandataire doit être une personne physique : un membre de votre famille, votre locataire, un autre copropriétaire, etc. Ce mandataire ne pourra en revanche posséder plus de trois pouvoirs de vote (ou plus, dans la limite de 10 % des voix). Cette limite permet de limiter les influences lors du vote.
En donnant pouvoir, le mandataire pourra voter « pour » ou « contre » les décisions, selon les consignes de vote que le copropriétaire lui aura transmis. Il est important de choisir un mandataire digne de confiance, qui suivra vos instructions de vote.
N’oubliez pas, votre procuration ou votre présence sont indispensables pour assurer la bonne tenue de l’assemblée générale. Sans elle, les décisions pourraient être votées au détriment de votre bien immobilier.
Ce mandat de vote ne peut être donné au syndic ou à un salarié du syndic.
Voter par correspondance
Le droit de la copropriété a été profondément transformé par l’ordonnance du 30 octobre 2019, modifiant l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 et qui prévoit notamment l’introduction du vote par correspondance des copropriétaires lors des assemblés générales. Avec Cotoit, c’est simple et rapide. Le document de vote par correspondance est automatiquement envoyé avec la convocation pour la prochaine assemblée générale de votre copropriété (comme prévu par la loi). Il est également disponible sur votre Espace Client, sur lequel vous pourrez saisir directement vos intentions de vote sur le document officiel. Vous pouvez ensuite renvoyer le document par courrier ou par courrier électronique. Vos votes seront pris en considération, le jour de l’assemblée générale !
Le jour J : voter les décisions
C’est le grand jour de l’assemblée générale ! Vous ne savez pas comment se déroule une assemblée générale de copropriété ?
Tout d’abord, chaque copropriétaire ou mandataire arrivant à l’assemblée générale commence par signer la feuille de présence tenue par le syndic de copropriété. Le mandataire (celui qui représente) signe la feuille de présence au nom des mandants (celui qui est représenté) en y indiquant son nom.
Ensuite, les copropriétaires désignent le président de séance ainsi qu’un ou plusieurs scrutateurs de séance et un secrétaire de séance. Le président de séance doit contrôler la feuille de présence, superviser les débats et s’assurer de la régularité des votes durant l’assemblée générale.
Les scrutateurs comptabilisent le nombre de votes et leur équivalence en tantièmes lors des votes. Le secrétaire de séance, généralement le syndic, rédige le procès-verbal de l’assemblée (PV).
Les questions à l’ordre du jour sont ensuite soumises aux copropriétaires, qui les votent selon plusieurs règles de majorité définies par la loi du 10 juillet 1965 : simple, absolue, double, unanimité.
Chez Cotoit, vous pouvez assister à l’assemblée générale en visioconférence, tout simplement en cliquant sur le lien d’accès qui vous est envoyé par mail quelques jours avant.