L’assemblée générale de copropriété se réunit au moins une fois par an. Elle permet aux copropriétaires de faire le point avec le syndic sur les finances de la copropriété, sa gestion et de prendre les décisions nécessaires pour l’année à venir. Afin d’éviter toute contestation, des règles de convocation en assemblée générale sont mises en place pour garantir leur bonne tenue. En cas de modification de l’ordre du jour de l’assemblée générale de copropriété, les participants doivent de nouveau être convoqués selon la procédure détaillée ci-dessous.
Quelles sont les règles à respecter lors de la convocation d’une assemblée générale ?
L’assemblée générale de copropriété, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, se réunit après convocation de chacun de ses membres. Pour cela, le syndic doit respecter un certain formalisme, sous peine de voir les décisions prises lors de l’assemblée générale annulées.
Définir l’ordre du jour
Il s’agit de la raison pour laquelle sont convoqués les copropriétaires. Lors de l’assemblée générale annuelle par exemple, l’ordre du jour concerne les décisions relatives aux finances de la copropriété, à sa gestion et à tous les points à aborder pour l’année à venir : travaux, embauche, demandes des copropriétaires, etc.
Comment convoquer l’assemblée générale de copropriété ?
Le syndic envoie une convocation écrite, par voie postale ou électronique, à tous les copropriétaires. Cette dernière comporte au moins les éléments suivants :
- Le lieu, la date et l’heure de l’assemblée générale ;
- L’ordre du jour ;
- Toutes les questions qui seront soumises au vote ;
- Le mode de consultation des différents éléments originaux si nécessaire (devis, facture, bilans financiers, etc.) ainsi que le lieu et ses horaires d’ouverture où leur consultation peut se faire ;
- Un modèle de pouvoir.
A cette convocation sont annexés tous les documents relatifs aux questions qui seront débattues, ainsi que le formulaire de vote par correspondance.
En ce qui concerne les charges de copropriété, le syndic met à disposition pendant au moins 1 jour ouvré toutes les pièces justificatives, classées par catégories.
Quel est le délai minimum de convocation avant la date de l’assemblée générale ?
Il faut distinguer le délai dont dispose le syndic pour convoquer une assemblée générale et le délai de convocation des copropriétaires.
Le délai pour tenir une assemblée générale
Ainsi, le syndic a l’obligation de convoquer les copropriétaires dans les 6 mois suivant le dernier jour de l’exercice comptable précédent. Cela signifie que si l’exercice comptable se termine le 31 décembre, l’envoi de la convocation doit avoir lieu avant le 30 juin
Le délai de convocation à l’assemblée générale de copropriété
La loi prévoit un délai de convocation des copropriétaires à l’assemblée générale de copropriété d’au moins 21 jours calendaires avant la date de réunion prévue.
Toutefois, ce délai peut varier selon les copropriétés et les situations. De fait, il peut être :
- Supérieur à 21 jours par décision dans le règlement de copropriété ;
- Inférieur à 21 jours en cas d’urgence, notamment dans le cas d’un appel de fonds exceptionnel pour travaux urgents. Pour rappel, le caractère d’urgence est laissé à l’appréciation du syndic et du conseil des copropriétaires.
Afin de connaître le délai prévu par votre copropriété, vous devez vous référer à votre règlement de copropriété.
Tout savoir sur les délais de convocation en assemblée générale de copropriété
Le syndic, son conjoint, ses ascendants et descendants ne peuvent être désignés comme mandataire.
Si vous ne souhaitez pas être représenté, vous pouvez opter pour le vote par correspondance. Mis en place en juillet 2020 pour pouvoir continuer les assemblées générales pendant le covid et lutter contre l’absentéisme, il ne comporte que 2 règles :
pour être pris en compte, votre vote par correspondance doit être reçu au moins 3 jours francs avant la date de l’assemblée générale. C’est-à-dire 3 jours complets hors dimanche et jours fériés. Passé ce délai, il est jugé irrecevable ;
il doit exprimer clairement la volonté du votant. Les ratures et commentaires sont autorisés, à condition qu’ils n’empêchent pas cette détermination.
Exemple : si l’assemblée générale a lieu un jeudi, votre vote doit arriver au plus tard le samedi précédent. Les jours francs sont alors le lundi, le mardi et le mercredi.
Se faire représenter à l’assemblée générale de copropriété
Il est fréquent que des copropriétaires ne puissent être présents le jour de l’assemblée générale de copropriété. Afin de leur permettre de voter ou d’être représentés, le syndic adresse aux copropriétaires différents éléments lors de la convocation :
- Un pouvoir pour l’assemblée générale de copropriété à remettre à la personne de votre choix ;
- Un formulaire de vote par correspondance.
Le pouvoir doit être rempli avant la date de l’assemblée générale. Il vous permet de confier votre voix à un autre copropriétaire ou à toute personne de votre choix. Dans le cas où vous vous faites représenter par un autre membre du syndicat, ce dernier pourra donc voter 2 fois pour chaque résolution à adopter. Il est préférable de bien connaître la personne à qui vous confiez votre pouvoir. En effet, si vous lui donnez votre voix, vous ne pouvez pas toujours l’obliger à voter comme vous ! Cela dépend du modèle de pouvoir envoyé par le syndic : avec ou sans instruction.
Pour information, chaque mandataire peut détenir au maximum 3 pouvoirs par assemblée générale.
Est-ce qu’un copropriétaire peut convoquer une assemblée générale ?
La question de la convocation d’une assemblée générale par un copropriétaire est un point crucial dans la gestion d’une copropriété. En règle générale, c’est le syndic qui est chargé de convoquer l’assemblée générale. Cependant, dans certaines situations, un copropriétaire peut effectivement prendre l’initiative de convoquer une assemblée générale.
Conditions pour qu’un copropriétaire convoque une assemblée générale
Un copropriétaire peut convoquer une assemblée générale dans les cas suivants :
- Absence de syndic : si la copropriété n’a pas de syndic en fonction.
- Carence du syndic : si le syndic, malgré la demande d’un ou plusieurs copropriétaires, ne convoque pas l’assemblée générale.
- Cas d’urgence : si une situation urgente nécessite une décision rapide de la copropriété.
Procédure à suivre
Pour convoquer une assemblée générale, le copropriétaire doit suivre ces étapes :
- Adresser une mise en demeure au syndic pour qu’il convoque l’assemblée générale.
- Si le syndic ne répond pas dans un délai de 8 jours, le copropriétaire peut alors procéder lui-même à la convocation.
- Il est important de noter que cette procédure doit être suivie scrupuleusement pour éviter tout risque d’annulation de l’assemblée générale.
Qui décide de l’ordre du jour de l’assemblée générale de copropriété ?
L’ordre du jour d’une assemblée générale de copropriété est un élément essentiel qui détermine les points qui seront abordés et votés lors de la réunion. La question de savoir qui décide de cet ordre du jour est donc cruciale pour tous les copropriétaires.
Rôle principal du syndic
En principe, c’est le syndic qui est chargé d’établir l’ordre du jour de l’assemblée générale. Il doit inclure :
- Les questions obligatoires prévues par la loi (ex : approbation des comptes).
- Les questions d’intérêt général pour la copropriété.
- Les demandes spécifiques des copropriétaires.
Droit des copropriétaires
Les copropriétaires ont également un rôle à jouer dans la détermination de l’ordre du jour :
- Ils peuvent demander l’inscription de questions à l’ordre du jour.
- Cette demande doit être faite par lettre recommandée avec accusé de réception.
- Le délai pour faire cette demande est généralement fixé dans le règlement de copropriété.
Rôle du conseil syndical
Le conseil syndical, s’il existe, peut également participer à l’élaboration de l’ordre du jour :
- Il peut proposer des points à aborder.
- Il peut donner son avis sur l’ordre du jour proposé par le syndic.
Importance de l’ordre du jour
L’ordre du jour revêt une importance capitale car :
- Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être débattues et votées.
- Une décision prise sur un point non inscrit à l’ordre du jour peut être annulée.
Bien que le syndic ait un rôle prépondérant dans l’établissement de l’ordre du jour, les copropriétaires et le conseil syndical ont également leur mot à dire. Cette collaboration permet d’assurer que tous les sujets importants pour la copropriété seront abordés lors de l’assemblée générale.
Lois et réglementations encadrant la convocation d’une assemblée générale de copropriété
La convocation d’une assemblée générale de copropriété est un processus strictement encadré par la loi française, principalement par la loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application du 17 mars 1967, modifiés par plusieurs textes ultérieurs. Ces dispositions visent à garantir les droits des copropriétaires et à assurer le bon fonctionnement de la copropriété.
Obligation de convocation annuelle
La loi impose la tenue d’une assemblée générale au moins une fois par an. L’article 7 du décret du 17 mars 1967 stipule que cette assemblée doit se tenir dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable, sauf disposition contraire du règlement de copropriété.
Personnes habilitées à convoquer l’assemblée générale
- Le syndic : c’est lui qui, en règle générale, est chargé de convoquer l’assemblée générale.
- Le conseil syndical : en cas de carence du syndic, le président du conseil syndical peut convoquer l’assemblée après mise en demeure du syndic restée infructueuse pendant 8 jours.
- Un copropriétaire : dans certains cas exceptionnels (absence de syndic, carence du syndic), un copropriétaire peut convoquer l’assemblée.
Délai et forme de la convocation
Convocation électronique : Depuis la loi ELAN de 2018, la convocation peut être envoyée par voie électronique aux copropriétaires qui ont donné leur accord écrit.
Forme : La convocation doit être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre émargement ou récépissé (article 64 du décret du 17 mars 1967).
